Protokolleinträge anlegen, kopieren und verschieben

Protokolleinträge anlegen, kopieren und verschieben

Nachdem Sie Ihr Protokoll angelegt oder kopiert haben, legen Sie mit den Protokolleinträgen los. Die Anzahl der Einträge ist unbegrenzt. 

1. Ersten Protokolleintrag anlegen

Haben Sie ein Protokoll angelegt, klicken Sie im Protokoll rechts unten auf das Plus.


Kurzansicht

Es öffnet sich eine Eingabemaske, optimiert für die schnelle Eingabe auf der Baustelle und beschränkt auf wenige Felder. 
Folgende Informationen können Sie in der Kurzansicht eingeben: 


Setzen Sie ein Häkchen beim Stapelsymbol rechts unten, aktivieren Sie den Serienmodus (wird unten erklärt).


Detailansicht

Möchten Sie die Einträge bereits auf der Baustelle detailliert ausfüllen, klappen Sie mit dem Pfeilsymbol die Kurzansicht auf.
Nun haben Sie in der Detailansicht alle verfügbaren Felder zur Auswahl:


Kurztext

Dieser Text wird bei allen möglichen Bereichen (Dashboard, Kosten, usw.) angezeigt. Geben Sie hier vorzugsweise Stichworte, die den Inhalt gut beschreiben, ein.

Langtext mit Textformatierungen

In BauMaster gibt es für den Langtext folgende Standard-Formatierungsmöglichkeiten, die auch auf dem PDF Dokument abgebildet werden:

  • Rückgängig & Wiederherstellen 
  • Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen
  • Schriftfarbe & Hintergrundfarbe
  • Art des Textes: Absatz, Kopfzeile 1,2,3,4,5,6, Vorformatiert
  • Auflistung mit drei verschiedenen Aufzählungszeichen 
  • Auflistung mit 6 verschiedenen Zahlensystemen 
  • Satzeinzug verkleinern und vergrößern 
  • Ausrichtung des Textes
  • Verlinkungen einfügen & bearbeiten
  • Formatierungen entfernen


In diesem Beispiel sehen Sie eine rote Schriftfarbe, fette, unterstrichene und kursive Wörter sowie die Formate "Absatz" und "Kopfzeile 3"

Firma

Die Firma, die Sie hier hinterlegen ist im Dashboard, in der Suche und auch bei den Kosten als zuständige Firma hinterlegt. Hier können Sie nur eine einzige Firma auswählen, damit eine eindeutige Zuständigkeit auf Firmen und auch auf Personen-Ebene möglich ist. Somit ist eine ordentliche Dokumentation und ein gutes Management garantiert. Sollten an einer Aufgabe mehrere Firmen beteiligt sein, ist es vorteilhaft diese auf mehrere Subeinträge aufzuteilen, damit Sie später nachvollziehen können, wer was wann wie erledigt hat.
Die Firma wirkt sich auf aus: den Zuständigen, das PDF-Protokoll, die Sortierung nach Firma, die Suche, die Kosten, die Detailsuche


Zuständig

Die Person, die sie bei Zuständig hinterlegen, sieht den jeweiligen Eintrag im eigenen Dashboard unter "Meine Aufgaben" bzw. vernetzte sehen nur die Einträge / Aufgaben, die ihnen hier zugewiesen werden!
Darum gilt auch hier die Regel, dass immer nur eine Person hinterlegt werden kann, darum ist es notwendig diese auf mehrere Subeinträge aufzuteilen, damit Sie später nachvollziehen können, wer was wann wie erledigt hat.
Die Person unter Zuständig wirkt sich auf aus: das PDF-Protokoll, das Dashboard, den Vernetzen, die Detailsuche, (die Benachrichtigung)

Beobachter

Hinterlegen Sie Firmen als Beobachter, werden diese am PDF-Protokoll nur angezeigt, wenn dies beim Versenden am PDF-Protokoll bei den PDF-Layout-Einstellungen ausgewählt wird.
Der Beobachter ist wirklich nur als Beobachter gedacht!
Diese Firmen sehen diese Einträge NICHT im eigenen Dashboard als offene Aufgabe!

Das ist absichtlich so, da sonst keine klaren Zuständigkeiten festgelegt werden können. Möchten Sie zu einem Protokollpunkt mehreren Firmen Aufgaben hinterlegen, können Sie dies mit den Subeinträgen abbilden. 
Beispiel: Der Bauherr soll über gewisse Themen informiert bleiben, hat aber keine eigentliche Aufgabe. 

Typ, Gewerk, Lage und das Zusatzfeld

Eine Ausführliche Beschreibung zu den einzelnen Feldern finden Sie in den Projekteinstellungen. 

Kosten 

Ob die Kosten hier netto oder Brutto eingegeben bzw. kalkuliert werden hängt von den Protokolleinstellungen ab. 

Zu erledigen von - bis

Das Datum, das sie hier hinterlegen, hat Auswirkungen auf die Suche, das Dashboard, später auch auf die Benachrichtigungen, die Ansicht bei den Vernetzten (insofern diese bei Zuständig hinterlegt sind) und die Gantt-Ansicht bei der Detailsuche. 


2. Marker, Dateien & Fotos anhängen

Sie können jeden Protokolleintrag mit verschiedenen Details ergänzen, wie z.B. Fotos, Skizzen, Anhänge oder Planmarker zur genauer Verortung. 

Je nachdem, ob Sie den Protokolleintrag am Smartphone oder Tablet anlegen, werden die Symbole für Anhänge unterschiedlich angezeigt. 

Tablet-Ansicht


Smartphone-Ansicht
Aus Platzgründen sind der Bereich "Dokumente & Pläne", die Zeichnen-Funktion und die Sprachaufnahme hinter der Büroklammer mit Fadenkreuz hinterlegt.

Symbol-Funktionen


  • Mit dem Planmarker können Sie Marker auf die von Ihnen hochgeladenen Pläne setzen. So kann ein Eintrag einem bestimmten Punkt auf einem PDF-Plan zugeordnet werden.
    Anstelle oder mit einem Planmarker können Sie auch     Eintragskizzen am Plan hinterlassen.
  • Mit der Büroklammer können Sie zu dem Protokolleintrag Dateien hochladen

    mit den folgenden      Dateiformaten
    Bilder: gif, jpeg, png
    Texte: plain, richtext, rtf, xml
    Audio: alle 
    Video: alle 
    Office: docx, xls, ppt 
    PDF: pdf
    Pläne: dwg, dxf
  • Mit Projektraum können Sie bereits vorhandene Fotos aus dem Projektraum anhängen
  • Mit Zeichnen können Sie Handskizzen und auch Unterschriften anhängen
  • Mit Audio können Sie Sprachaufnahmen beim Eintrag aufnehmen und anhängen (diese Funktion ist nur auf mobilen Geräten verfügbar) 
  • Mit Foto können Sie ein Foto zum Eintrag aufnehmen und anhängen

Nachdem Sie alle gewünschten Protokolleinträge erfasst haben, können Sie das Protokoll an einen Verteiler versenden: PDF-Protokoll versenden 


3. Eintragsdatum ändern

Sie können das Datum beim jeweiligen Eintrag mit dem Stift in der Detailansicht jederzeit auf ein beliebiges Datum zurück oder in die Zukunft datieren. 


4. Protokolleinträge kopieren

Einzelnen Protokolleintrag kopieren

In BauMaster können Sie Ihre  Protokolleinträge ganz einfach mit allen Details, Anhängen und falls nötig sogar mit dem exakten Erstelldatum kopieren.
Klicken Sie dazu auf das Kopieren-Symbol mit dem kleinen Plus rechts oben im grauen Menü. 



Dies lohnt sich besonders dann, wenn man ein Vorlageprojekt mit Vorlageprotokollen angelegt hat.
Tipp: Protokolleinträge können auch in Protokolle mit anderen Layouts kopiert werden. Also Beispielsweise von einem fortlaufenden Baubesprechungsprotokoll (Fortlaufend) in die eigene To-Do (Kurz). 

Beispiel:
Sie wählen einen der benötigten Einträge, wie z.B. einen Hinweis samt PDF-Richtlinie,  aus dem Vorlagenprotokoll und bestimmen das gewünschte Zielprotokoll. 
In diesem Fall ist das Zielprotokoll die "Baubesprechung I". Sie entscheiden, ob Sie hochgeladene Anhänge und die Details, sowie das Erstellungsdatum mit übernehmen wollen. Danach klicken Sie auf "kopieren" und haben somit den gewünschten  Protokolleintrag ganz einfach in Ihrem aktuellen Protokoll.



Mehrere Einträge auf einmal kopieren

Möchten Sie zügig mehrere Einträge auf einmal kopieren, ist es sinnvoll, die Mehrfachauswahl zu nutzen. Dafür Klicken Sie auf den Mehrfachauswahl-Button:



Haben Sie die Mehrfachauswahl aktiviert, können Sie per Klick die gewünschten Einträge auswählen und in ein anderes Protokoll kopieren, löschen, bearbeiten oder versenden.
Für die Auswahl haben Sie nun drei Möglichkeiten:
  1. Per Klick einzelne Einträge auswählen
  2. Alle Auswählen: Sie können mit einem Klick alle Protokolleinträge markieren
  3. Inklusive Subeinträge: Aktivieren Sie 'Inkl. Subeinträgen' werden automatisch alle zu einem Eintrag gehörenden Subeinträge ebenfalls markiert



5. Serienmodus

Der  "Serienmodus" sorgt dafür, dass beim Anlegen eines Protokollpunktes nach Klick auf Erstellen direkt wieder die Eingabemaske erscheint. In dieser werden die vorher befüllten Felder übernommen für den jeweils nächsten Punkt. So können Sie wesentlich effizienter arbeiten, da wiederholende Eingaben erspart bleiben. Der Modus ist daher prädestiniert für Baustellenbegehungen oder Mängelbegehungen.


Angehakt sorgt der Serien-Modus nun dafür, dass nach Klick auf Erstellen direkt wieder die Eingabe erscheint, in der die  vorher befüllten Felder übernommen werden und für den jeweils nächsten Punkt vorausgefüllt ist. Das spart Ihnen viel Zeit!

Mit einem erneuten Klick auf das Häkchen können sie den Modus wieder deaktivieren.

Protokolleinträge verschieben

Soll ein Eintrag verschoben werden, können Sie diese entweder einzeln mit verschieben rechts oben verschieben, oder mit der Mehrfachauswahl mehrere Einträge markieren und gesammelt verschieben.



Im nächsten Schritt muss ausgewählt werden, wohin der Eintrag verschoben werden soll:

Es kann in ein anderes Protokoll oder in die Aufgabenliste verschoben werden.



Protokolleinträge löschen 

Möchten Sie Einträge in Ihrem Protokoll löschen, können Sie diese entweder einzeln mit dem Mistkübel rechts oben löschen, oder mit der Mehrfachauswahl mehrere Einträge markieren und gesammelt mit dem Mistkübel löschen. 



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