Protokolleinträge anlegen, kopieren und verschieben
Protokolleinträge anlegen, kopieren und verschieben
Nachdem Sie Ihr Protokoll angelegt oder kopiert haben, legen Sie mit den Protokolleinträgen los. Die Anzahl der Einträge ist unbegrenzt.
1. Ersten Protokolleintrag anlegen
Haben Sie ein Protokoll angelegt, klicken Sie im Protokoll rechts unten auf das Plus.
Kurzansicht
Es öffnet sich eine Eingabemaske, optimiert für die schnelle Eingabe auf der Baustelle und beschränkt auf wenige Felder. Folgende Informationen können Sie in der Kurzansicht eingeben:
Setzen Sie ein Häkchen beim Stapelsymbol rechts unten, aktivieren Sie den Serienmodus (wird unten erklärt).
Detailansicht
Möchten Sie die Einträge bereits auf der Baustelle detailliert ausfüllen, klappen Sie mit dem Pfeilsymbol die Kurzansicht auf. Nun haben Sie in der Detailansicht alle verfügbaren Felder zur Auswahl:
Kurztext
Dieser Text wird bei allen möglichen Bereichen (Dashboard, Kosten, usw.) angezeigt. Geben Sie hier vorzugsweise Stichworte, die den Inhalt gut beschreiben, ein.
Langtext mit Textformatierungen
In BauMaster gibt es für den Langtext folgende Standard-Formatierungsmöglichkeiten, die auch auf dem PDF Dokument abgebildet werden:
Rückgängig & Wiederherstellen
Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen
Schriftfarbe & Hintergrundfarbe
Art des Textes: Absatz, Kopfzeile 1,2,3,4,5,6, Vorformatiert
Auflistung mit drei verschiedenen Aufzählungszeichen
Auflistung mit 6 verschiedenen Zahlensystemen
Satzeinzug verkleinern und vergrößern
Ausrichtung des Textes
Verlinkungen einfügen & bearbeiten
Formatierungen entfernen
In diesem Beispiel sehen Sie eine rote Schriftfarbe, fette, unterstrichene und kursive Wörter sowie die Formate "Absatz" und "Kopfzeile 3"
Firma
Die Firma, die Sie hier hinterlegen ist im Dashboard, in der Suche und auch bei den Kosten als zuständige Firma hinterlegt. Hier können Sie nur eine einzige Firma auswählen, damit eine eindeutige Zuständigkeit auf Firmen und auch auf Personen-Ebene möglich ist. Somit ist eine ordentliche Dokumentation und ein gutes Management garantiert. Sollten an einer Aufgabe mehrere Firmen beteiligt sein, ist es vorteilhaft diese auf mehrere Subeinträge aufzuteilen, damit Sie später nachvollziehen können, wer was wann wie erledigt hat.
Die Firma wirkt sich auf aus: den Zuständigen, das PDF-Protokoll, die Sortierung nach Firma, die Suche, die Kosten, die Detailsuche
Zuständig
Die Person, die sie bei Zuständig hinterlegen, sieht den jeweiligen Eintrag im eigenen Dashboard unter "Meine Aufgaben" bzw. vernetzte sehen nur die Einträge / Aufgaben, die ihnen hier zugewiesen werden!
Darum gilt auch hier die Regel, dass immer nur eine Person hinterlegt werden kann, darum ist es notwendig diese auf mehrere Subeinträge aufzuteilen, damit Sie später nachvollziehen können, wer was wann wie erledigt hat.
Die Person unter Zuständig wirkt sich auf aus: das PDF-Protokoll, das Dashboard, den Vernetzen, die Detailsuche, (die Benachrichtigung)
Beobachter
Hinterlegen Sie Firmen als Beobachter, werden diese am PDF-Protokoll nur angezeigt, wenn dies beim Versenden am PDF-Protokoll bei den PDF-Layout-Einstellungen ausgewählt wird.
Der Beobachter ist wirklich nur als Beobachter gedacht!
Diese Firmen sehen diese Einträge NICHT im eigenen Dashboard als offene Aufgabe!
Das ist absichtlich so, da sonst keine klaren Zuständigkeiten festgelegt werden können. Möchten Sie zu einem Protokollpunkt mehreren Firmen Aufgaben hinterlegen, können Sie dies mit den Subeinträgen abbilden.
Beispiel: Der Bauherr soll über gewisse Themen informiert bleiben, hat aber keine eigentliche Aufgabe.
Typ, Gewerk, Lage und das Zusatzfeld
Eine Ausführliche Beschreibung zu den einzelnen Feldern finden Sie in den Projekteinstellungen.
Kosten
Ob die Kosten hier netto oder Brutto eingegeben bzw. kalkuliert werden hängt von den Protokolleinstellungen ab.
Zu erledigen von - bis
Das Datum, das sie hier hinterlegen, hat Auswirkungen auf die Suche, das Dashboard, später auch auf die Benachrichtigungen, die Ansicht bei den Vernetzten (insofern diese bei Zuständig hinterlegt sind) und die Gantt-Ansicht bei der Detailsuche.
2. Marker, Dateien & Fotos anhängen
Sie können jeden Protokolleintrag mit verschiedenen Details ergänzen, wie z.B. Fotos, Skizzen, Anhänge oder Planmarker zur genauer Verortung.
Je nachdem, ob Sie den Protokolleintrag am Smartphone oder Tablet anlegen, werden die Symbole für Anhänge unterschiedlich angezeigt.
Tablet-Ansicht
Smartphone-Ansicht Aus Platzgründen sind der Bereich "Dokumente & Pläne", die Zeichnen-Funktion und die Sprachaufnahme hinter der Büroklammer mit Fadenkreuz hinterlegt.
Symbol-Funktionen
Mit dem Planmarker können Sie Marker auf die von Ihnen hochgeladenen Pläne setzen. So kann ein Eintrag einem bestimmten Punkt auf einem PDF-Plan zugeordnet werden. Anstelle oder mit einem Planmarker können Sie auch Eintragskizzen am Plan hinterlassen.
Mit der Büroklammer können Sie zu dem Protokolleintrag Dateien hochladen
mit den folgenden Dateiformaten Bilder: gif, jpeg, png Texte: plain, richtext, rtf, xml Audio: alle Video: alle Office: docx, xls, ppt PDF: pdf Pläne: dwg, dxf
Mit Projektraum können Sie bereits vorhandene Fotos aus dem Projektraum anhängen
Mit Zeichnen können Sie Handskizzen und auch Unterschriften anhängen
Mit Audio können Sie Sprachaufnahmen beim Eintrag aufnehmen und anhängen (diese Funktion ist nur auf mobilen Geräten verfügbar)
Mit Foto können Sie ein Foto zum Eintrag aufnehmen und anhängen
Nachdem Sie alle gewünschten Protokolleinträge erfasst haben, können Sie das Protokoll an einen Verteiler versenden: PDF-Protokoll versenden
3. Eintragsdatum ändern
Sie können das Datum beim jeweiligen Eintrag mit dem Stift in der Detailansicht jederzeit auf ein beliebiges Datum zurück oder in die Zukunft datieren.
4. Protokolleinträge kopieren
Einzelnen Protokolleintrag kopieren
In BauMaster können Sie Ihre Protokolleinträge ganz einfach mit allen Details, Anhängen und falls nötig sogar mit dem exakten Erstelldatum kopieren.
Klicken Sie dazu auf das Kopieren-Symbol mit dem kleinen Plus rechts oben im grauen Menü.
Tipp: Protokolleinträge können auch in Protokolle mit anderen Layouts kopiert werden. Also Beispielsweise von einem fortlaufenden Baubesprechungsprotokoll (Fortlaufend) in die eigene To-Do (Kurz).
Beispiel: Sie wählen einen der benötigten Einträge, wie z.B. einen Hinweis samt PDF-Richtlinie, aus dem Vorlagenprotokoll und bestimmen das gewünschte Zielprotokoll.
In diesem Fall ist das Zielprotokoll die "Baubesprechung I". Sie entscheiden, ob Sie hochgeladene Anhänge und die Details, sowie das Erstellungsdatum mit übernehmen wollen. Danach klicken Sie auf "kopieren" und haben somit den gewünschten Protokolleintrag ganz einfach in Ihrem aktuellen Protokoll.
Mehrere Einträge auf einmal kopieren
Möchten Sie zügig mehrere Einträge auf einmal kopieren, ist es sinnvoll, die Mehrfachauswahl zu nutzen. Dafür Klicken Sie auf den Mehrfachauswahl-Button:
Haben Sie die Mehrfachauswahl aktiviert, können Sie per Klick die gewünschten Einträge auswählen und in ein anderes Protokoll kopieren, löschen, bearbeiten oder versenden. Für die Auswahl haben Sie nun drei Möglichkeiten:
Per Klick einzelne Einträge auswählen
Alle Auswählen: Sie können mit einem Klick alle Protokolleinträge markieren
Inklusive Subeinträge: Aktivieren Sie 'Inkl. Subeinträgen' werden automatisch alle zu einem Eintrag gehörenden Subeinträge ebenfalls markiert
5. Serienmodus
Der "Serienmodus" sorgt dafür, dass beim Anlegen eines Protokollpunktes nach Klick auf Erstellen direkt wieder die Eingabemaske erscheint. In dieser werden die vorher befüllten Felder übernommen für den jeweils nächsten Punkt. So können Sie wesentlich effizienter arbeiten, da wiederholende Eingaben erspart bleiben. Der Modus ist daher prädestiniert für Baustellenbegehungen oder Mängelbegehungen.
Angehakt sorgt der Serien-Modus nun dafür, dass nach Klick auf Erstellen direkt wieder die Eingabe erscheint, in der die vorher befüllten Felder übernommen werden und für den jeweils nächsten Punkt vorausgefüllt ist. Das spart Ihnen viel Zeit!
Mit einem erneuten Klick auf das Häkchen können sie den Modus wieder deaktivieren.
Protokolleinträge verschieben
Soll ein Eintrag verschoben werden, können Sie diese entweder einzeln mit verschieben rechts oben verschieben, oder mit der Mehrfachauswahl mehrere Einträge markieren und gesammelt verschieben.
Im nächsten Schritt muss ausgewählt werden, wohin der Eintrag verschoben werden soll:
Es kann in ein anderes Protokoll oder in die Aufgabenliste verschoben werden.
Protokolleinträge löschen
Möchten Sie Einträge in Ihrem Protokoll löschen, können Sie diese entweder einzeln mit dem Mistkübel rechts oben löschen, oder mit der Mehrfachauswahl mehrere Einträge markieren und gesammelt mit dem Mistkübel löschen.
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