Aufgaben erstellen und bearbeiten
Sie können mit den Aufgaben auf der Baustelle schnell offene Punkte oder Memos ohne Protokoll erfassen. Aufgaben werden als "Kärtchen" in einer Liste angezeigt und können nach dem Erstellen in Protokolle verschoben werden.
Somit können auf der Baustelle schnell und einfach Informationen erfasst werden und später, z. B. im Büro, damit weitergearbeitet werden.
Die Aufgabenfunktion ist für Lizenzen Basic und Pro verfügbar.
Frühere Light Lizenzen können nur bei ihren eigenen Aufgaben den Status ändern.
Light Lizenzen können keine Aufgaben erstellen - sie können aber alle Aufgaben des Projektes sehen.
Aufgabe anlegen
Aufgaben können im Menü "Aufgaben" angelegt werden.
Auf Mobilgeräten gelangt man in der Navigationsleiste unterhalb mit Klick auf "Aufgaben" rasch zu den Aufgaben.
Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Aufgabe auf "Neue Aufgabe" oder das große Plus-Symbol.
Jeder Aufgabe können
- Planmarker hinzugefügt
- Dateien und Fotos angehängt
- Dateien aus BauMaster "Dokumente & Pläne" angehängt
- Zeichnungen bzw. Skizzen
- Fotos sowie
- Audioaufnahmen hinzugefügt werden.
Geben Sie eine textliche Beschreibung ein und fügen Sie genügend Detailinformationen hinzu, wie zuständige Firma, Gewerk, Lage, Termin usw. Je Mehr Detailinformationen Sie hier eingeben, desto besser können Sie den Filter nutzen und sich die Aufgaben intelligent anzeigen lassen, dadurch werden Aufgaben strukturiert im Überblick behalten und können verlässlich abgearbeitet werden.
Aufgaben können auch zügig in Serie erstellt werden, mit dem sogenannten "Serienmodus".
Setzen Sie dazu ein Häckchen bei "Serie". Dabei werden ausgefüllte Felder wie z.B. Firma, Zuständig oder Gewerk bequem für die nächste Aufgabe übernommen.
Setzen Sie dazu ein Häckchen bei "Serie". Dabei werden ausgefüllte Felder wie z.B. Firma, Zuständig oder Gewerk bequem für die nächste Aufgabe übernommen.
Tipp: Wenn Sie Mängel für ein bestimmtes Gewerk aufnehmen, können Sie sich den Serienmodus auf der Baustelle zunutze machen, indem Sie bei Gewerk z.B. "Elektriker" und beim Typ "Mangel" hinterlegen und das Häkchen bei "Serie" setzen.
Funktionen auf der Seite Aufgaben
Einstellungen
Mit den konfigurierbaren Kärtchen können Sie sich so viel Information wie Sie wollen in der Übersicht anzeigen oder ausblenden lassen.
Selbst wenn Sie alles abwählen bleibt der Kurztext, die Firma und der Status immer sichtbar.
Tipp: Für eine knappe Übersicht reicht oftmals der Kurztext, das Gewerk und das Datum.
Sortieren
Mit Klick auf "Sortieren" kann umgestellt werden, ob die Aufgaben aufsteigend oder absteigend angezeigt werden, neu erstellte Aufgaben werden dann oben oder unten angezeigt.
Subaufgaben aus-/einklappen
Zu jeder Aufgabe können Subaufgaben hinzugefügt werden, diese Subaufgaben können Teilaufgaben einer größeren Aufgabe sein, oder wenn verschiedene Firmen an einer größeren Hauptaufgabe arbeiten, können diese als Subaufgabe angelegt werden.
Mit Klick auf "Subaufgaben ein-/ausklappen" werden alle Unteraufgaben ausgeklappt und mit Linien verbunden. Sind die Unteraufgaben eingeklappt sind diese nur in der Aufgabe unter "Unteraufgabe (1)" in der Detailansicht sichtbar.
Aufgabe einem Protokoll zuweisen
Um Aufgaben auszuwählen, klicken Sie einfach auf die Checkbox in den Kärtchen.
Nach dem Setzen des Häkchens erscheinen oben alle Funktionen welche für die ausgewählten Aufgaben verfügbar sind. Dort wählen Sie die Aktion "Protokoll zuweisen" aus.
Im nächsten Schritt kann das Zielprotokoll ausgewählt, oder danach gesucht werden:
Wurde eine Aufgabe verschoben, Sehen Sie unten einen kleinen Hinweis und mit Klick auf "Zum Protokoll" kann direkt zum neuen Protokolleintrag gesprungen werden.
Protokolleinträge in die Aufgaben verschieben
Auf diesem Weg kann ein Protokoll-Eintrag zu einer unabhängigen Aufgabe verschoben werden.
- Mehrfachauswahl aktivieren
- Protokolleintrag auswählen
- Klick auf "Verschieben"
"Aufgaben" als Ziel auswählen
Werden Protokolleinträge in die Aufgaben verschoben, werden diese im Ursprungsprotokoll nicht mehr angezeigt.
Es können auch Einträge von einem Protokoll in ein anderes verschoben werden, z.B. wenn vorher Aufgaben versehentlich in ein falsches Protokoll verschoben hat.
Markierung "NEU" bei neuer Aufgabe
Wird eine Aufgabe neu erstellt, erhält sie für 24 Stunden für alle eine "NEU"-Markierung.
Aufgabe versenden
Aufgaben können auch - allerdings nur als einfacher E-Mail-Text - versendet werden, Fotos werden in der E-Mail einfach eingefügt. Es können maximal 20 Aufgaben je E-Mail versendet werden und es dürfen darin maximal 100 Fotos enthalten sein.
Viele E-Mail Server beschränken den E-Mail Empfang auf 5MB Dateiinhalt. Mit dieser vorher beschriebenen Einschränkungen stellen wir den E-Mail Empfang bestmöglich sicher.
Wir raten Ihnen, für eine nachvollziehbare Dokumentation jedoch, die Aufgaben in ein Protokoll zu schieben und dort als PDF zu versenden.
Aufgaben als E-Mail-Text ersetzen kein nachweisbares PDF-Dokument. Sie bieten jedoch eine einfache Möglichkeit einzelne Aufgaben schneller zu verteilen.
Aufgaben auswählen
Mit der Checkbox die Aufgaben auswählen und auf "Versenden" drücken
Empfänger auswählen
Wählen Sie aus der Kontakteliste die Empfänger aus und gehen Sie unten auf "Weiter"
Wie Sie neue Kontakte anlegen und verwalten finden Sie unter Kontakte
Email
In der Vorschau kann nochmal geprüft werden was versendet wird, auch ein eigener Text kann oben eingefügt werden.
Unten können Sie mit einer Checkbox die eigene Signatur hinzufügen.
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