PDF-Protokolle versenden

PDF-Protokolle versenden


Sie versenden das Protokoll direkt aus der Ansicht der Protokolleinträge mit dem Fliegersymbol links oben.
Tipp:  Sie können auch  gefilterte Einträge  oder  markierte Einträge  gesondert versenden!

Oder Sie versenden Ihr Protokoll in der  Protokollübersicht . Dort können Sie über die drei Punkte rechts das ausgewählte Protokoll als PDF versenden. Nach drücken auf " PDF senden " öffnet sich die Versenden-Maske. 

Hinweis:
Ist der Regler rechts oben grün, sehen Sie alle Protokolle  inklusive der Abgeschlossenen.
Ist der Regler grau, sehen Sie nur jene Protokolle, die noch nicht abgeschlossen sind. 


In 4 Schritten zum PDF

1. Verteilerliste auswählen

Wählen Sie aus, an welche Personen das Protokoll gesendet werden soll (rechts bei den Checkboxen). Ist bei bestimmten Kontakten keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird Ihnen die Warnung "Email Adresse fehlt" angezeigt. An diese Person kann folglich kein PDF Protokoll versendet werden! Möchten Sie digitale Unterschriften beim Protokoll zu bestehenden Kontakten anhängen, ist es wichtig diese Kontakte hier als  Anwesend  zu markieren.


Dank der  Suchfunktion  können Sie die gewünschten Kontakte schneller auswählen. 


Sie können mit den Checkboxen neben "Vorauswahl" und "Projektteam" mit einem Klick alle zugewiesenen Personen oder alle dem Projekt zugewiesenen Personen für den Verteiler, oder als Anwesende markieren oder wieder abwählen. 



Projektteam:







2. Layout festlegen

Nun können Sie für dieses Protokoll einzeln die gewünschten Layout-Einstellungen vornehmen.  

Zu den Layout-Einstellungen gehören z.B.:
  • der Starttext
  • Abschließende Informationen
  • der Zusatztext
  • die Größe der Bilder und 
  • viele erweiterte Einstellungen wie z.B. Planmarker anzeigen. 

Haben Sie in den Projekteinstellungen keine PDF-Voreinstellungen für Ihre Protokolle festgelegt, ist diese Maske leer!
>> Hier geht es z um ausführlichen Artikel über das Protokoll Layout   <<




3. Zusatzfunktionen aktivieren / deaktivieren

Sonderform: Individuelles Protokoll
Es gibt die Möglichkeit, ein "Individuelles Protokoll" an alle Empfänger zu senden. 
Das bedeutet, alle Empfänger (Personen von Firmen) erhalten ein weiteres Protokoll, das nur die allgemeinen Protokolleinträge und die seiner eigenen Firma beinhaltet.

Praxisbeispiel: 
Sie senden ein Begehungsprotokoll an Elektriker Ernst und aktivieren "Individuelles Protokoll hinzufügen". Elektriker Ernst erhält von Ihnen nun zwei Protokolle: 
  1. Das gesamte Protokoll: Alle Einträge, aller Unternehmen und allgemeine Punkte.
  2. Sein Individuelles Protokoll: Alle allgemeinen Themen und nur die Einträge, die Elektriker Ernst zugewiesen wurden.


Neuen Termin vereinbaren
Aktivieren Sie den Regler für "Neuen Termin vereinbaren" können Sie sowohl ein Datum, als auch eine Uhrzeit für einen Folgetermin festlegen. Die Uhrzeit regelt den Zeitraum für die gesamte Besprechung.

Wählen Sie "Sammeltermin", haben alle Teilnehmer den gesamten Besprechungszeitraum automatisch hinterlegt. Schieben Sie den Regler jedoch auf grau, können Sie bei den einzelnen Teilnehmern einen Zeitraum innerhalb der oben angegeben Uhrzeit definieren. Beispiel: Wenn einzelne Personen erst später kommen oder früher gehen können.  

Unter " Teilnehmerliste bearbeiten " können Sie die geladenen Personen aus Ihren Kontakten auswählen und für den Termin auswählen. 



Protokoll unterschreiben / unterzeichnen (Ab Basic & Pro)

Möchten Sie ein Protokoll unterschreiben, können Sie, sofern Sie eine Basic oder Pro-Lizenz besitzen, dies nach "Neuen Termin vereinbaren" aktivieren in der Versenden-Maske.
Sie können die Unterschrift an zwei Stellen hinzufügen, entweder sofort mit „Unterschrift“ oder nach dem Öffnen der Vorschau.



Hier werden alle Kontakte aufgelistet, die Sie zu Beginn als anwesend ausgewählt haben. Sie können unter „Unterzeichner bearbeiten“ alle Kontakte des Projektes hinzufügen.
Mit "Unterzeichner hinzufügen" können Sie Externe, die nicht als Kontakt angelegt sind, einmalig hinterlegen, damit diese das Protokoll unterzeichnen können (z.B. den Bauherren oder Auftraggeber).



Als Vorlage speichern

Sie können alle Einstellungen für künftige Protokolle derselben Art als Vorlage speichern.



4. Einstellungen E-Mail

Haben Sie alle Einstellungen abgeschlossen, landen Sie in der E-Mail-Versand-Maske.  Sie haben mehrere Einstellungsmöglichkeiten: 

  1. Betreff
  2. E-Mail Text
  3. Signatur

Betreff

Die Felder über dem Betreff sind nicht bearbeitbar und zeigen, welche Empfänger ausgewählt wurden und den Absender.
In der Betreffzeile können Sie den Betreff der E-Mail eingeben oder ändern. 



E-Mail Text

Darunter sehen Sie das Textfenster für den E-Mail-Text.  Haben Sie in den Projekteinstellungen  bei den PDF-Voreinstellungen keine Standardtexte für Ihre E-Mails festgelegt, ist diese Maske leer und Sie können händisch alle Informationen ergänzen.

Folgendes können Sie nicht bearbeiten: 
  1. Der inaktive Button "PDF Protokoll ansehen"
  2. Die Textpassage: "Hier klicken, um eine Kurzfassung nur Ihrer Protokollpunkte zu öffnen:"  (nur wenn Individuelles Protokoll aktiv ist)
  3. Der inaktive Button "Individuelles PDF Protokoll ansehen" (nur wenn Individuelles Protokoll aktiv ist)
  4. Die Textpassage: "Bearbeiten Sie Ihre Aufgaben direkt in BauMaster in Echtzeit! Bitten Sie Ihren Bauleiter um eine kostenlose Einladung. >>  Hier mehr Infos zum vernetzten Bauen. "



Warum inaktive Buttons?
Nur Sie sehen einen inaktiven Button - er dient Ihnen als Vorschau. Empfänger sehen später einen aktiven "PDF Protokoll ansehen" Button. Damit können die Empfänger das PDF-Protokoll aufrufen und herunterladen.
Das Protokoll wird nicht als Dokument versandt, sondern als Link.
Es gibt mehrere Gründe, warum Protokolle NICHT als PDF-Anhänge bei Ihren E-Mails versendet werden können bzw. sollten! 
  1. E-Mails mit Anhängen bergen ein größeres Risiko für Hackerangriffe. Viele IT-Experten empfehlen, E-Mails mit Anhängen grundsätzlich nicht zu öffnen, da so schädliche Mailware in das System eingeschleust werden könnte.
  2. Ein weiterer Grund ist, dass die Meisten E-Mail-Clients (Programme wie Gmail oder Outlook) eine "Sperre" für die Größe von Dateianhängen haben. PDF-Protokolle mit vielen Bildern und Einträgen können mehrere Seiten lang werden und womöglich diese Grenze sprengen.
  3. Doch der wichtigste Grund ist, dass Sie nur mit einem Link nachvollziehen können, wer das PDF Protokoll tatsächlich geöffnet hat und wer nicht!

Warum kann ich die Texte nicht bearbeiten?
Die vorgegebenen Textpassagen haben einen beschreibenden Charakter und sollen die Zusammenarbeit so effizient wie möglich gestalten. Darum werden hier vorgegebene Texte automatisch hinterlegt. 

Die Signatur 

Aktivieren Sie "Signatur hinzufügen", um für alle Ihre E-Mails eine Standardsignatur festzulegen und zu speichern. Gibt es noch keine Signatur, können Sie somit eine eigene festlegen. An dieser Stelle können Sie auch ein Signatur-Bild (wie beispielsweise ein Logo) hochladen, das als Standard abgespeichert wird. Sie können diese Signatur später jederzeit in den Accounteinstellungen ändern.





Fertiges PDF-Protokoll

Ihr PDF-Protokoll wird allen ausgewählten Empfängern aus der Verteilerliste per E-Mail zugesendet. In der E-Mail befindet sich ein Link zum Öffnen des PDF-Protokolls. Das Protokoll kann von den Empfängern eingesehen und auch heruntergeladen werden.




Wussten Sie, dass ... 

... Sie sich  je Protokollart unterschiedliche    Voreinstellungen  definieren können? Das spart Ihnen beim Versenden der fertigen Protokolle enorm viel Zeit. Man kann es ungefähr vergleichen mit Mail-Vorlagen - Entweder Sie arbeiten mit E-Mail-Vorlagen oder Sie schreiben jedes Mal händisch die E-Mail neu. 



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