PDF-Protokolle versenden

PDF-Protokolle versenden

Sie versenden das Protokoll direkt aus der Ansicht der Protokolleinträge mit dem Fliegersymbol links oben.

Tipp: Sie können auch gefilterte Einträge oder markierte Einträge gesondert versenden!

Oder Sie versenden Ihr Protokoll in der Protokollübersicht. Dort können Sie über die drei Punkte rechts das ausgewählte Protokoll als PDF versenden. Nach drücken auf "PDF versenden" öffnet sich die Versenden-Maske. 

Hinweis:
Ist der  
Regler rechts oben  grün, sehen Sie alle Protokolle inklusive der Abgeschlossenen.
Ist der Regler grau, sehen Sie nur jene Protokolle, die noch nicht abgeschlossen sind. 


In 3 Schritten zum PDF

1. Verteilerliste auswählen

Wählen Sie aus, an welche Personen das Protokoll gesendet werden soll (rechts bei den Checkboxen). Ist bei bestimmten Kontakten keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird Ihnen die Warnung "Email Adresse fehlt" angezeigt. An diese Person kann folglich kein PDF Protokoll versendet werden! Möchten Sie digitale Unterschriften beim Protokoll zu bestehenden Kontakten anhängen, ist es wichtig diese Kontakte hier als Anwesend zu markieren.

Dank der Suchfunktion können Sie die gewünschten Kontakte schneller auswählen. 


2. Layout festlegen

Nun können Sie für dieses Protokoll einzeln die gewünschten Layout-Einstellungen vornehmen. Es gibt das Layout Kompakt 

Zu den Layout-Einstellungen gehören unter anderem:
  • der Starttext
  • der Endtext
  • der Zusatztext
  • die Größe der Bilder und 
  • viele erweiterte Einstellungen wie z.B. Planmarker anzeigen. 

Haben Sie in den Projekteinstellungen keine PDF-Voreinstellungen für Ihre Protokolle festgelegt, ist diese Maske leer!
>> Hier geht es zum ausführlichen Artikel über das Protokoll Layout <<


Hinweis:  Das Klassische Layout wird seit Jänner 2022 nicht mehr unterstützt! 



3. E-Mail-Einstellungen

Haben Sie in den Projekteinstellungen bei den PDF-Voreinstellungen keine Standardtexte für Ihre E-Mails festgelegt, ist diese Maske leer und Sie können händisch alle Informationen ergänzen. 
Hier legen Sie den Betreff und den Inhalt der E-Mail Nachricht fest, sowie auch einen neuen Termin für z.B. die neue Baubesprechung vereinbaren. 


Ein gutes Beispiel für den Inhalt der E-Mail Nachricht wäre: 

"Sehr geehrte Damen und Herren, 
hiermit erhalten Sie das aktuelle Protokoll xy.  
Einwände sind binnen 14 Tagen schriftlich einzubringen, ansonsten gilt das Protokoll als angenommen und akzeptiert!

Freundliche Grüße
Max Mustermann
tel: 012345678" 

Sonderform: Individuelles Protokoll

Es gibt mit BauMaster 2.0 die neue Möglichkeit, ein "Individuelles Protokoll" an alle Empfänger zu senden. 
Das bedeutet, alle Empfänger (Personen von Firmen) erhalten ein weiteres Protokoll das nur die allgemeinen Protokolleinträge und die seiner eigenen Firma beinhaltet.

Praxisbeispiel: 
Sie senden ein Begehungsprotokoll an Elektriker Ernst und aktivieren "Individuelles Protokoll hinzufügen". Elektriker Ernst erhält von Ihnen nun jeweils zwei Protokolle: 

  1. Das gesamte Protokoll: Alle Einträge, aller Unternehmen und allgemeine Punkte.
  2. Sein Individuelles Protokoll: Alle allgemeinen Themen und alle Einträge, die Elektriker Ernst zugewiesen wurden.


Neuen Termin vereinbaren

Aktivieren Sie den Regler für "Neuen Termin vereinbaren" können Sie sowohl ein Datum, als auch eine Uhrzeit für einen Folgetermin festlegen. Die Uhrzeit regelt den Zeitraum für die gesamte Besprechung.

Wählen Sie "Sammeltermin" haben alle Teilnehmer den gesamten Besprechungszeitraum automatisch hinterlegt. Schieben Sie den Regler jedoch auf grau, können Sie bei den einzelnen Teilnehmern einen Zeitraum innerhalb der oben angegeben Uhrzeit definieren. Beispiel: Wenn einzelne Personen erst später kommen oder früher gehen können.  

Unter "Teilnehmerliste Bearbeiten" können Sie die geladenen Personen aus Ihren Kontakten auswählen und für den Termin auswählen. 

Protokoll unterschreiben / unterzeichnen (Ab Basic & Pro)

Möchten Sie ein Protokoll unterschreiben, können Sie, sofern Sie eine Basic oder Pro-Lizenz besitzen, dies nach "Neuen Termin vereinbaren" aktivieren in der Versenden-Maske.
Sie können die Unterschrift an zwei Stellen hinzufügen, entweder sofort mit „Unterschrift“ oder nach dem Öffnen der Vorschau.


Hier werden alle Kontakte aufgelistet, die Sie zu Beginn als anwesend ausgewählt haben. Sie können unter „Unterzeichner bearbeiten“ alle Kontakte des Projektes hinzufügen.
Mit "Unterzeichner hinzufügen" können Sie Externe, die nicht als Kontakt angelegt sind, einmalig hinterlegen, damit diese das Protokoll unterzeichnen können (z.B. den Bauherren oder Auftraggeber).

Haben Sie das Protokoll unterzeichnen aktiviert, können Sie das Protokoll erst nach der Vorschau versenden.
Das hat den Grund, dass die Unterzeichnenden das gesamte Dokument sehen müssen, bevor oder nachdem Sie dieses unterzeichnen. 




Fertiges PDF-Protokoll




Wussten Sie, dass ... 

... Sie sich je Protokollart unterschiedliche  Voreinstellungen definieren können? Das spart Ihnen beim Versenden der fertigen Protokolle enorm viel Zeit. Man kann es ungefähr vergleichen mit Mail-Vorlagen - Entweder Sie arbeiten mit E-Mail-Vorlagen oder Sie schreiben jedes Mal händisch die E-Mail neu. 



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