PDF-Protokoll versenden oder Voreinstellungen

1. Layout auswählen

Hinweis: Das neue, kompakte Layout ist deutlich platzsparender in der Anordnung der Protokollpunkte und Fotos. Aber nicht nur das! Es benötigt nurmehr ca. 20% der Dateigröße!

2. Texte 

In den PDF-Voreinstellungen können Sie bestimmen, welche Texte standardmäßig auf Ihren PDF-Protokollen aufscheinen sollen und welche Standardeinstellungen gelten. Das geht je Protokolltyp oder auch für alle Protokolltypen. Dies können Sie beim PDF-versenden auch jedes Mal einzeln bestimmen. 

Wählen Sie den Starttext, der nach der Verteilerliste erscheint.
Der  Endtext erscheint im Anschluss aller Protokollpunkten.
Der Zusatztext ist als Textfeld bei der Projektbeschreibung angeführt, also im Kopf des PDF-Protokolls

Sie können z.B. VOB-Texte oder Verweise auf die HOAI machen, oder Ihre standardmäßigen Textvorlagen individuell hinterlegen.

3. Allgemeine Informationen 

• Alle Kontakte im Projekt anzeigen: Ob alle Kontakte, die dem Projekt zugewiesen wurden, in der Kontaktliste angeführt sein sollen
• Kompakte Kontaktliste: Kontakte werden im PDF-Protokoll kompakter angezeigt
• Mandant Firmendaten anzeigen: Ob Sie die eigenen Firmendaten am Beginn des Protokolls anzeigen möchten (Dies kann unnötig sein, wenn Ihre Firmenanschrift bereits im Kopfbanner steht)
• Anhang als Download-Link anzeigen: Alle Anhänge wie Pläne, Fotos und Dateien für die Empfänger des Protokolls downloadbar machen
  
• Teilnehmer anzeigen: Sie entscheiden, ob die Spalte mit den Teilnehmern am PDF angezeigt wird, oder nicht

Hinweis:  Die Downloadlinks werden erst mit dem per Mail versandten PDF aktiv. 

Folgende Felder können Sie an oder abwählen: 

Besonderheiten der Rolle als Beobachter

Soll eine Firma in ihrem Individuellen Protokoll auch einen Eintrag sehen, dem sie nicht zugeteilt wurde, muss diese Firma beim jeweiligen Eintrag als Beobachter eingesetzt werden.

1. Unter Beobachter werden die jeweiligen Firmen im Protokoll angezeigt.
   
2. Wird ein Protokoll nach Firma sortiert, scheinen die Protokollpunkte bei der Firma, die als Beobachter hinterlegt wurde, nur dann auf, wenn Sie Beobachter hier aktivieren.
   
3. Beim Individuellen Protokoll werden Einträge bei den einzelnen Firmen ebenfalls nur dann angezeigt, wenn hier Beobachter aktiviert ist.
   

Beachten Sie die Auswirkungen, die sich ergeben, sollten Sie den Beobachter zwar hinterlegen, aber hier nicht aktivieren!

Protokollpunkte können auch Dateianhänge, Fotos und Planmarker zugeordnet haben. Auch hier beeinflusst die Anzeige der Dateien und Kommentare insgesamt die Länge des Protokolls. Bei der Darstellung von Fotos/Bildern/Skizzen können Sie zwischen klein, mittel oder groß wählen.

4. Feineinstellungen für das Layout

Unter "Design" können Sie folgende Feineinstellungen festlegen:

• Zeige Eintragsstatus als Checkbox: Der Status des Eintrages kann als Ampel oder als Checkbox dargestellt werden
• Überschriftenfarbe: Sie haben eine Auswahl aus mehreren Farben die im PDF Protokoll Symbole, Nummern und ähnliche Hervorhebungen einfärbt
• Seitenumbruch nach der Titelseite: Die Protokolleinträge beginnen erst auf der Seite nach dem Titelblatt (auf dem Kontakte, Termine und der Starttext angezeigt werden)
• Eintragstitel hervorheben (Nur bei "Kompakt"): Hier kann die Erste Zeile der Protokolleinträge für eine bessere Übersichtlichkeit zusätzlich grau eingefärbt werden

5. PDF-Voreinstellungen E-Mail Texte 

Es gibt zwei Möglichkeiten, den E-Mail-Text für das Versenden des PDF-Protokolls anzupassen:

1. In den Projekteinstellungen: Dort kann der Text für alle PDF-Protokolle des Projektes und auch für die unterschiedlichen Protokollarten festgelegt werden

2. In den PDF-Protokoll-Voreinstellungen kann jeder hinterlegte E-Mail-Text individuell angepasst werden.

Praxisbeispiel: 

Wussten Sie, dass ...