PDF-Layout-Einstellungen & PDF-Voreinstellungen
Die PDF-Layout-Einstellungen beinhalten: Texte und Anzeigemöglichkeiten von Detailinformationen, sowie einige layouttechnische Details.
PDF-Protokoll versenden oder Voreinstellungen
In diese Layout-Maske kommen Sie beim PDF-Protokoll versenden. Oder Sie können diese PDF-Voreinstellungen beim jeweiligen Projekt in den Projekteinstellungen entweder individuell, oder einmal für alle Protokollarten festlegen.
Texte
In den PDF-Voreinstellungen können Sie bestimmen, welche Texte standardmäßig auf Ihren PDF-Protokollen aufscheinen sollen und welche Standardeinstellungen gelten. Das geht je Protokolltyp oder auch für alle Protokolltypen. Dies können Sie beim PDF-versenden auch jedes Mal einzeln bestimmen.
Wählen Sie den Starttext, der nach der Verteilerliste erscheint.
Der Endtext erscheint im Anschluss aller Protokollpunkten.
Der Zusatztext ist als Textfeld bei der Projektbeschreibung angeführt, also im Kopf des PDF-Protokolls
Sie können z.B. VOB-Texte oder Verweise auf die HOAI machen, oder Ihre standardmäßigen Textvorlagen individuell hinterlegen.
Layout - Erscheinungsbild der Protokolle
In diesem Fenster wählen Sie, welche Informationen auf dem Protokoll angezeigt werden sollen.
Legen Sie selbst fest, welche Detailinformationen auf Ihrem PDF-Protokoll ausgegeben werden sollen! Je mehr Informationen Sie anzeigen, desto mehr Platz benötigen die einzelnen Protokolleinträge. Deshalb raten wir, nur die notwendigsten Informationen auszuwählen, wenn Sie ein wirklich kompaktes PDF Protokoll haben möchten.
Folgende Felder können Sie an oder abwählen:
Allgemein
Eigene Konto- bzw. Firmendaten anführen: Ob Sie die eigenen Firmendaten am Beginn des Protokolls anzeigen möchten (Dies kann unnötig sein, wenn Ihre Firmenanschrift bereits im Kopfbanner steht)
Empfänger für Postversand anführen: Im PDF wird in den Briefkopf die postalische Empfängeradresse eingefügt
Wetter anzeigen: Im PDF wird in den Briefkopf ein Feld mit den Wetterdaten eingefügt
Das Wetter-Feld kann nur angezeigt werden, wenn zuvor in den Protokoll-Optionen (3-Punkte Menü neben Protokoll -> Bearbeiten) die Checkbox bei Wetter aktivieren gesetzt wurde:
Textvorlagen
Als Expert-Lizenz User können Sie hier eigene Vorlagen in das PDF setzen oder aus von BauMaster zur Verfügung gestellten Vorlagen wählen.
Sie können auch eine BauMaster-Vorlage abändern. Klick auf den Pfeil - danach Vorlage bearbeiten und als eigene Vorlage speichern
Kontakte
Teilnehmer anzeigen: Sie entscheiden, ob die Spalte mit den Teilnehmern am PDF angezeigt wird, oder nicht
Kompakte Kontaktliste: Kontakte werden im PDF-Protokoll kompakter angezeigt
Alle Kontakte im Projekt anzeigen: Ob alle Kontakte, die dem Projekt zugewiesen wurden, in der Kontaktliste angeführt sein sollen
Einträge-Layout
Anhang als Download-Link anzeigen: Alle Anhänge wie Pläne, Fotos und Dateien für die Empfänger des Protokolls downloadbar machen
Hinweis: Die Downloadlinks werden erst mit dem per Mail versandten PDF aktiv. Zeige Eintragsstatus als Checkbox: Der Status des Eintrages kann als Ampel oder als Checkbox dargestellt werden
Protokollpunkte können auch Dateianhänge, Fotos und Planmarker zugeordnet haben. Auch hier beeinflusst die Anzeige der Dateien und Kommentare insgesamt die Länge des Protokolls. Bei der Darstellung von Fotos/Bildern/Skizzen können Sie zwischen klein, mittel oder groß wählen.
Wählen Sie klein UND Anhänge & Bilder als Download-Link -> kompaktes Protokoll, allerdings stehen jedem Empfänger die Fotos in Originalgröße zur Verfügung
Überschriftenfarbe: Sie haben eine Auswahl aus mehreren Farben die im PDF Protokoll Symbole, Nummern und ähnliche Hervorhebungen einfärbt
Einträge-Anordnung
Einträge auf 2. Seite beginnen
Eintrag am Seitenende nicht teilen
Neue Seite je Eintrag
Eintrags-Details
Entscheiden Sie selbst, welche Informationen am Protokoll angezeigt werden.
Checkbox Beobachter
Soll eine Firma in ihrem Individuellen Protokoll auch einen Eintrag sehen, dem sie nicht zugeteilt wurde, muss diese Firma beim jeweiligen Eintrag als Beobachter eingesetzt werden.
Aktivieren Sie die Checkbox Beobachters, wirkt sich das folgendermaßen auf das PDF-Protokoll aus:
Wird ein Protokoll nach Firma sortiert, scheinen die Protokollpunkte bei der Firma, die als Beobachter hinterlegt wurde ebenfalls auf, obwohl diese nicht zuständig ist.
ist die Checkbox nicht aktiviert - sieht der Beobachter keine Beobachtungseinträge in seinem individuellen Protokoll
Was Beobachter NICHT bedeutet: ...dass der Beobachter diese Einträge in BauMaster sieht oder bearbeiten kann. Die Beobachterfunktion hat einzig und allein Auswirkung auf das individuelle PDF-Protokoll.
3. PDF-Voreinstellungen E-Mail Texte
Es gibt zwei Möglichkeiten, den E-Mail-Text für das Versenden des PDF-Protokolls anzupassen:
1. In den Projekteinstellungen: Dort kann der Text für alle PDF-Protokolle des Projektes und auch für die unterschiedlichen Protokollarten festgelegt werden
2. In den PDF-Protokoll-Voreinstellungen kann jeder hinterlegte E-Mail-Text individuell angepasst werden.
Praxisbeispiel:
Wussten Sie, dass ...
... Sie Ihr eigenes Logo und den Kopf- bzw. das Fußbanner für das PDF-Protokoll in den Mandanten-Einstellungen hochladen können? Die Maße dafür finden Sie im Artikel "Wo kann ich mein Logo hochladen?"
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