Prüfprozess - Hilfe für externe Prüfer und Uploader

Prüfprozess - Hilfe für externe Prüfer und Uploader

Kurz erklärt

Mit dem Detaillierten Planprüfprozess können externe Fachplaner Pläne in einen Upload-Ordner einreichen. Danach prüfen definierte Prüfer den Plan bis zu einer Frist und geben frei oder lehnen ab. Erst nach Abschluss der Prüfungen wird der Plan von einer internen berechtigten Person (Verteiler) final weiterverarbeitet.

Begriffe (kurz)

  • Upload-Ordner: Spezieller Ordner, in den Pläne für die Prüfung eingereicht werden.
  • Uploader: Person/Firma, die einen Plan einreicht.
  • Prüfer: Person, die den Plan fachlich prüft und freigibt oder ablehnt.
  • Fixe Prüfer: Prüfen jeden Plan verpflichtend.
  • Zusätzliche Prüfer: Können beim Upload zusätzlich ausgewählt werden, wenn das im Projekt aktiviert ist.
  • Plannotizen: Kurze Hinweise des Uploaders, was sich geändert hat und worauf geachtet werden soll.
  • Planstatus: Zeigt, wo der Plan im Prozess steht, z.B. Eingereicht, In Prüfung, Überfällig, Abgelehnt, Geprüft/Freigegeben.

Voraussetzungen für Externe

Damit Sie als externer Uploader oder Prüfer arbeiten können, muss Folgendes erfüllt sein:

1. Sie sind mit dem Projekt des Projektleiters vernetzt und haben einen aktiven Zugang.
2. Der Upload-Ordner und der Planprüfprozess sind im Projekt aktiviert.
3. Sie haben Berechtigungen für den Upload-Ordner (je nach Rolle hochladen oder prüfen).



    Anleitung für externe Uploader

    1) Plan hochladen

    1. Öffnen Sie im Projekt den Bereich Pläne & Dokumente und dort den Upload-Ordner.
    2. Entscheiden Sie pro Plan:
      • Neuer Plan, oder
      • Neue Version eines bestehenden Plans
    3. Laden Sie Ihren Plan hoch.

    2) Neuer Plan vs. neue Planversion (wichtig)

    Neuer Plan

    • Der Plan wird als neues Dokument im Upload-Ordner eingereicht.

    Neue Planversion

    • Sie wählen den bestehenden Plan aus, zu dem Ihre Datei die neue Version ist.
    • Der gewählte Zielplan am Planserver wird während der Prüfung gesperrt, damit keine Konflikte entstehen.
    • Ziel ist, dass nach Freigabe die neue Version sauber für den gewählten Plan weitergeführt wird.

    3) Metadaten & Plannotizen ergänzen

    Je nach Projekteinstellung werden Sie aufgefordert, Infos zu ergänzen. Typisch sind:

    • Planname (wird bei neuen Plänen anhand des Dateinamens vorausgefüllt)
    • Index / Version
    • Maßstab
    • Lage / Einheit
    • Stichworte
    • Plannotizen (sehr empfohlen)


    Best Practice für Plannotizen
    • Schreiben Sie kurz und konkret:
      • Was wurde geändert?
      • Welche Bereiche sind betroffen?
      • Was soll geprüft werden?

    Beispiel:

    • „Änderung: Elektro-Steigleitung OG2 angepasst. Bitte Kollision im Achsraster B prüfen.“

    4) Zusätzliche Prüfer auswählen (falls aktiviert)

    • Wenn es in den Einstellungen des Upload-Ordners definiert ist, können Sie zusätzlich zu den fixen Prüfern zusätzliche Prüfer hinzufügen.
    • Wählen Sie nur Personen, die wirklich betroffen sind, damit die Prüfung schnell abgeschlossen werden kann. (z.B. für die Lüftung wird ein größerer Deckendurchbruch benötigt, daher wird vom Uploader auch der Statiker als Prüfer hinzugefügt)


    5) Upload abschließen

    1. Prüfen Sie, ob alle wichtigen ausgefüllt sind.
    2. Schließen Sie den Upload ab.
    3. Der Plan bekommt den Status Eingereicht.
    4. Alle Prüfer bekommen eine E-Mail und sehen die Prüfung in einem Dashboard-Widget.

    6) Plan löschen

    • Uploader können Pläne löschen sofern sie noch den Status “Eingereicht” haben
    • Pläne die schon in Prüfung sind oder freigegeben sind, können vom Uploader nicht mehr gelöscht werden

    7) Abgelehnte Pläne

    • Erst nachdem alle Prüfer geprüft haben und ein oder mehrere Prüfer den Plan abgelehnt haben, bekommt der Plan den Staus abgelehnt
    • Der Uploader bekommt danach eine E-Mail wo alle Ablehnungsgründe gesammelt aufgelistet sind
    • Nach dem überarbeiten des Plans kann der Uploader den neuen Plan direkt als neue Version wieder hochladen, der Prüfprozess beginnt erneut

    Anleitung für externe Prüfer

    1) Wo finde ich meine Prüfungen?

    Je nach Setup finden Sie offene Prüfungen über:

    • ein Dashboard/Widget „Prüfprozess“,
    • Filter im Upload-Ordner wie „Meine offenen Prüfungen“,
    • oder eine E-Mail-Benachrichtigung mit Link zum Plan.


    2) Plan prüfen (Schritt für Schritt)

    1. Öffnen Sie den Plan im Upload-Ordner.
    2. Lesen Sie die Plannotizen und prüfen Sie, was sich geändert hat.
    3. Prüfen Sie den Plan fachlich.
    4. Hinterlassen Sie bei Bedarf Markierungen oder Kommentare, je nach Berechtigung im Projekt.


    3) Freigeben oder ablehnen



    Freigeben

    • Wenn der Plan fachlich passt, geben Sie ihn frei.


    Ablehnen

    • Wenn Korrekturen notwendig sind, lehnen Sie ab.

    Best Practice beim Ablehnen

    • Schreiben Sie einen klaren Grund:
      • Was ist falsch oder unklar?
      • Welche Stelle ist betroffen?
      • Was ist die gewünschte Korrektur?
    • Sie können auch direkt in den Plan skizzieren oder auch Anmerkungen schreiben um die Probleme an Ort und Stelle zu kennzeichnen

    Beispiel:

    • „Ablehnung: OG1 Sanitärschacht. Leitungsführung kollidiert mit Träger Achse B. Bitte anpassen und neue Version einreichen.“


    4) Was passiert nach meiner Prüfung?


    1. Ab dem Zeitpunkt, an dem mindestens eine Prüfung erfolgt ist, kann der Status auf In Prüfung wechseln.

    1. Ihr Prüfergebnis wird im Prüfverlauf dokumentiert.

    • Wenn Fristen überschritten werden, kann der Plan als Überfällig markiert werden, damit der Verteiler reagieren kann.
    • Wenn alle Prüfer geprüft haben, wird der Plan je nach Ergebnis als Geprüft/Freigegeben oder Abgelehnt geführt.
    • Falls der Plan abgelehnt wurde, erst wenn alle Prüfer geprüft haben und einer oder mehrere Prüfer den Plan abgelehnt haben, bekommt der Uploader eine gesammelte Nachricht per E-Mail über alle Ablehnungsgründe.

    Planstatus (aus Sicht externer User)

    • Eingereicht: Plan wurde hochgeladen, Prüfungen starten.
    • In Prüfung: Mindestens eine Prüfung ist erfolgt, weitere sind offen.
    • Überfällig: Mindestens eine Prüffrist ist abgelaufen, Prüfungen sind noch offen.
    • Abgelehnt: Mindestens eine Ablehnung liegt vor oder der Prozess wurde abgebrochen.
    • Geprüft/Freigegeben: Alle notwendigen Prüfungen sind positiv abgeschlossen.


    Häufige Fragen (FAQ)

    Warum sehe ich einen Plan nicht?

    • Häufig fehlen Berechtigungen für den Upload-Ordner.
    • Oder der Plan ist bereits aus dem aktiven Prozess entfernt worden.

    Kann ich als externer Uploader nach dem Upload noch etwas ändern?

    • Typischerweise sind Änderungen bei Eingereicht und teils bei In Prüfung möglich.
    • Bei Abgelehnt oder Geprüft/Freigegeben ist das meist eingeschränkt.

    Ich bin Prüfer, sehe aber nicht alle Pläne

    • Je nach Einstellung sehen Prüfer nur:
      • Pläne, die ihnen zugewiesen wurden, oder
      • alle Pläne im Upload-Ordner (bei fixer Prüfer-Rolle).

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