Kurz erklärt: Upload → Prüfung → finale Veröffentlichung am Planserver

Über einen Detaillierten Prüfprozess können externe Fachplaner Pläne in einen Upload-Ordner einreichen

Für den schnellen Einstieg: Lesen Sie zuerst „Voraussetzungen“ und „Überblick“, danach die Rolle, die Sie betrifft (Uploader, Prüfer oder Verteiler/Abnehmer).

Begriffe

• Upload-Ordner: Ordner in den berechtigte Nutzer Pläne hochladen können. (z.B. externe Fachplaner)

• Uploader: Person/Firma, die Pläne einreicht. (z.B. externe Fachplaner oder interne Planungsabteilung)

• Fixe Prüfer: Personen, die jeden Plan fachlich prüfen müssen (freigeben/ablehnen).

• Zusätzliche Prüfer: Prüfer, die beim Upload zusätzlich zu den fixen Prüfern ausgewählt werden können (je nach Projekteinstellung).

• Verteiler: Person(en), die Pläne nach erfolgter Prüfung in den Zielordner am Planserver verschieben und damit veröffentlichen können. Nur Benutzer mit Expert Lizenz können Verteiler sein.

• Planstatus (im Prüfprozess): z.B. Eingereicht, In Prüfung, Überfällig, Abgelehnt, Freigegeben/Geprüft, Verworfen.

• Prüfungen: offene Prüfungen von Plänen, die den Prüfern im Dashboard im Widget für den Prüfprozess angezeigt werden
  

Voraussetzungen

1. Der Upload-Ordner mit Prüfprozess steht nur Nutzern mit Expert-Lizenz zur Verfügung. Nur Benutzer mit Expert Lizenz können den Upload-Ordner aktivieren und Prüfer festlegen.

2. Externe Uploader und externe Prüfer sind mit dem Account des Projektleiters vernetzt und haben einen aktiven BauMaster Zugang
   

3. Uploader und Prüfer sind dem aktuellen Projekt zugewiesen und im jeweiligen Projektteam dabei.

4. Der Upload-Ordner und Planprüfprozess sind im Projekt aktiviert

5. Die Berechtigungen für

   • Upload
   • fixe/zusätzliche Prüfer mit Prüffristen
   • Verteiler

   sind im Upload-Ordner eingerichtet.
   

Die Berechtigten haben damit Zugang zu den Plänen im Upload-Ordner und können die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen.

Überblick: So läuft der Prozess

1. Ein Benutzer mit Expert Lizenz aktiviert den Upload-Ordner und definiert die Uploader, Prüfer und Verteiler
2. Der Uploader lädt einen Plan in den Upload-Ordner hoch.
3. Der Uploader ergänzt (je nach Konfiguration) Metadaten und Plannotizen und kann zusätzliche Prüfer auswählen.
4. Am Dashboard werden im Widget “Prüfprozess” die Prüfungen aufgelistet, gleichzeitig bekommen alle Prüfer eine E-Mail.
5. Prüfer prüfen den Plan innerhalb der Frist und geben ihn frei oder lehnen ihn ab.
6. Bei Fristüberschreitung wird der Plan als Überfällig markiert und der Verteiler wird informiert.
7. Wenn alle Prüfer geprüft haben, gibt der Verteiler den Plan frei (z.B. kann er den Plan in einen bestehenden Planordner verschieben) oder er lehnt ihn ab.

Einstellungen im Upload-Ordner

Upload-Ordner aktivieren

Damit der Ordner angezeigt wird, müssen Sie ihn zuerst aktivieren.

Erst nach Aktivierung

1. können Sie die für den Planprüfprozess gültigen Einstellungen vornehmen
   
2. können Uploader Pläne hochladen
   

4) CAD-Daten anhängen

Wenn es hilfreich ist können Sie zum jeweiligen PDF-Plan .dwg, .dxf oder .zip Dateien anhängen Beim Plandownload von Plänen vom Planserver werde die CAD-Dateien immer mit heruntergeladen

5) Zusätzliche Prüfer auswählen (wenn aktiviert)

7) Plan löschen

• Uploader können Pläne löschen sofern sie noch den Status “Eingereicht” haben
• Pläne die schon in Prüfung sind oder freigegeben sind, können vom Uploader nicht mehr gelöscht werden
• klicken Sie auf den Plan, um den Plan über das 3-Punkte-Menü zu löschen
  

8) Abgelehnte Pläne

1. Diese 3 Abläufe ergeben den Planstatus "abgelehnt":
   
1. Nachdem alle Prüfer geprüft haben und ein oder mehrere Prüfer den Plan abgelehnt haben,
   
2. oder ein oder mehrere Prüfer den Plan abgelehnt haben und die Prüffrist abgelaufen ist, auch wenn noch nicht alle Prüfer geprüft haben,
   
3. oder der Verteiler den Plan abgelehnt hat. Dies ist auch möglich, wenn alle Prüfer den Plan schon freigegeben haben
   
2. Der Uploader bekommt danach eine E-Mail wo alle Ablehnungsgründe gesammelt aufgelistet sind, sofern E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert wurden
   
3. Nach dem überarbeiten des Plans kann der Uploader (oder ein Kollege der selben Firma) den neuen Plan direkt als neue Version wieder hochladen, der Prüfprozess beginnt erneut
   

Anleitung für Prüfer

1) Wo finde ich „meine Prüfungen“?

• Am Dashboard im Widget Prüfprozess, einem Widget mit den Prüf-Infos, oder
• direkt im Upload-Ordner über Filter (z.B. „Meine offenen Prüfungen“) oder
• über E-Mail Benachrichtigungen, sofern aktiviert
  

3) Freigeben oder ablehnen

• Freigeben: Wenn der Plan fachlich passt.
• Ablehnen: Wenn Korrekturen notwendig sind.
  (Der Planstatus springt erst auf abgelehnt, wenn alle Prüfer geprüft haben, oder, wenn die Prüffrist für alle Prüfer abgelaufen ist.
• Prüfer können ihre Freigabe/Ablehnung auch nachträglich ändern, sofern der Plan noch nicht den Status abgelehnt oder freigegeben hat

Anleitung für Verteiler

1) Finaler Überblick

Als Verteiler sehen Sie:

• welche Pläne freigegeben sind,
• welche Pläne überfällig sind,
• ob es Ablehnungen gab,
• welche Prüfer noch offen sind.
  

2) Plan verteilen (veröffentlichen)

1. Öffnen Sie den Plan, in den Plan-Details sehen Sie den Prüfverlauf.
2. Zum Verteilen (veröffentlichen) des Plans, wählen Sie den Zielordner wo der Plan für alle Projektbeteiligten abgelegt werden soll, wenn es sich um eine neue Planversion handelt, wählen Sie den bestehenden Zielplan aus, oder bestätigen Sie den Zielplan.
3. Verteilen Sie den Plan.
   Man kann Pläne auch verteilen, wenn noch nicht alle Prüfer geprüft haben, oder, wenn ein Prüfer abgelehnt hat. In diesem Fall muss in den Plan-Notizen eine Begründung eingegeben werden.

3) Plan ablehnen oder Prozess abbrechen

• Pläne können vom Verteiler auch in diesem Stadium noch abgelehnt werden, geben Sie einen eindeutigen Grund für die Ablehnung ein und informieren Sie den Uploader per E-Mail.
• Wenn der Plan verworfen wird, wird der Plan aus dem aktiven Prozess genommen und dabei gelöscht.
• In den Details kann der Verteiler noch Prüfer hinzufügen oder einzelne Prüfer deaktivieren, z.B. wenn sie für diesen Plan doch nicht zuständig sind und der Zeitraum bis wann ein Plan geprüft sein muss kann für jeden Prüfer individuell nachjustiert werden
  

Planstatus (Erklärung)

Die genaue Logik kann projektspezifisch sein. Typischerweise:

• Eingereicht: Hochgeladen, noch keine Prüfung erfolgt.
• Überfällig: Alle Prüffristen sind abgelaufen und es sind noch offene Prüfungen vorhanden.
• Abgelehnt: Plan wurde durch einen oder mehrere Prüfer abgelehnt und alle Prüffristen sind abgelaufen oder der Verteiler lehnt den Plan nachträglich noch ab.
• Freigegeben: Alle notwendigen Prüfungen sind abgeschlossen und positiv.
• Verworfen: Plan wurde verworfen und soll nicht weiter genutzt werden.
  

Der Planstatus wird am Server täglich um 00:00 Uhr aktualisiert.

E-Mail Benachrichtigungslogik

Die folgenden Benachrichtigungen sind als Richtlinie gedacht. Welche E-Mails tatsächlich aktiv sind, hängt von den Einstellungen im Upload-Ordner ab.

1) E-Mails basierend auf Planstatus

• Neuer Plan hochgeladen mit Status Eingereicht
  • E-Mail an alle Prüfer: „Neuer Plan hochgeladen“ (typisch als Sammelmail, z.B. alle 30 Minuten)
  • Optional: Bestätigung an Uploader (z.B. „Pläne in BauMaster erfolgreich hochgeladen“)
• Status In Prüfung
  • In der Regel keine E-Mail notwendig.
• Status Überfällig
  • E-Mail an Verteiler: „Prüffrist abgelaufen – bitte reagieren“
• Status Abgelehnt
  • E-Mail an Uploader: „Plan abgelehnt“ inkl. Ablehnungsgrund
  • Optional: E-Mail an offene Prüfer (wenn der Prüfprozess durch Ablehnung endet)
• Status Geprüft
  • E-Mail an Verteiler: „Plan geprüft – bereit zur finalen Freigabe/Verteilung“
• Status Gelöscht
  • E-Mail an Prüfer
    

2) E-Mails basierend auf Prüffristen (Reminder)

Prüfer bekommen folgende Erinnerung, dass Sie Pläne prüfen müssen

• Erinnerung am Vortag um z.B. 07:00 Uhr
• Erinnerung am Tag der Deadline um z.B. 07:00 Uhr
• Erinnerung nach Ablauf um z.B. 07:00 Uhr

3) Wer erhält E-Mails?

• Uploader, Prüfer, Verteiler/Abnehmer – abhängig von Kontakt-/Projektsetup.
  

Prüfer

• Kann ich mein Prüfergebnis auch noch nach Prüfung anpassen
  • Ja solange der Plan den Status In Prüfung oder Überfällig hat kann das Prüfergebnis noch angepasst werden
• Was passiert wenn meine Prüffrist abgelaufen ist?
  • Sofern Email Benachrichtigungen aktiviert sind wird man per Email informiert
  • Eine Prüfung des Plans ist weiterhin möglich und notwendig
• Wo sehe ich die Prüfrist für meine Pläne?
  • Im neuen Dashboard Widget “Prüfprozess”
  • Im Upload Ordner wenn man mit der Maus über den Status “hovert”
  • Im Plan selbst
    
  • ​
    
  • Verteiler
    
• 
  

• Der Plan ist Überfällig, was soll ich tun
  • A) Urgieren. Informieren Sie die Prüfer
  • B) Prüffrist verlängern in den Plan Details
  • C) Plan ablehnen.
  • D) Plan verteilen. In diesem Fall muss man eine Begründung angeben, da der Prüfprozess “ausgehebelt” wurde
• Der Bauherr hat seine Meinung geändert, ich benötige den Plan nicht mehr
  • In diesem Fall kann man den Plan zu jedem Zeitpunk Verwerfen. Der Plan wird aus dem Prüfprozess (Upload Ordner) entfernt und ist nicht mehr Sichtbar
• Der Plan wurde von den Prüfern freigegeben aber ich habe bedenken und möchte, dass der Uploader etwas korrigiert
  • In diesem Fall kann man als Verteiler den Plan ablehnen, wodurch der Plan direkt den Status Abgelehnt bekommt.
• Der Uploader hat beim Plan eine falsche Version hinterlegt - was kann ich tun.
  • Als Verteiler kann man die Version welche ein Plan ersetzten soll zu jedem Zeitpunk über die Details anpassen.
• Werden Skizzen und Notizen beim Verteilen übernommen?
  • Nein, etwaige Skizzen und Plannotizen welche beim Prüfplan hinterlegt wurden werden nicht übernommen.
• Ich habe einen Plan verteilt und habe nun aber noch eine Frage zu Prüfprozess / Plan aus dem Prozess
  • In diesem Fall kontaktieren Sie das BM Team