Prüfprozess für Pläne

Prüfprozess für Pläne

Tutorial: Planprüfprozess in BauMaster 



Kurz erklärt: Upload → Prüfung → finale Veröffentlichung am Planserver






















NotesÜber einen Detaillierten Prüfprozess können externe Fachplaner Pläne in einen Upload-Ordner einreichen

Definierte Prüfer prüfen den Plan innerhalb einer vom Benutzer festgelegten Frist und geben ihn frei oder lehnen ihn ab.
Danach kann ein berechtigter Verteiler (meist der Projektleiter) den Plan in einen Ordner am Planserver verschieben und für das gesamte Projektteam veröffentlichen. Gegebenenfalls kann der Verteiler den Plan  auch ablehnen.
Idea
Für den schnellen Einstieg: Lesen Sie zuerst „Voraussetzungen“ und „Überblick“, danach die Rolle, die Sie betrifft (Uploader, Prüfer oder Verteiler/Abnehmer).
Info

Begriffe

  • Upload-Ordner: Ordner in den berechtigte Nutzer Pläne hochladen können. (z.B. externe Fachplaner)

  • Uploader: Person/Firma, die Pläne einreicht. (z.B. externe Fachplaner oder interne Planungsabteilung)

  • Fixe Prüfer: Personen, die jeden Plan fachlich prüfen müssen (freigeben/ablehnen).

  • Zusätzliche Prüfer: Prüfer, die beim Upload zusätzlich zu den fixen Prüfern ausgewählt werden können (je nach Projekteinstellung).

  • Verteiler: Person(en), die Pläne nach erfolgter Prüfung in den Zielordner am Planserver verschieben und damit veröffentlichen können. Nur Benutzer mit Expert Lizenz können Verteiler sein.

  • Planstatus (im Prüfprozess): z.B. Eingereicht, In Prüfung, Überfällig, Abgelehnt, Freigegeben/Geprüft, Verworfen.

  • Prüfungen: offene Prüfungen von Plänen, die den Prüfern im Dashboard im Widget für den Prüfprozess angezeigt werden


Quote

Voraussetzungen

  1. Der Upload-Ordner mit Prüfprozess steht nur Nutzern mit Expert-Lizenz zur Verfügung. Nur Benutzer mit Expert Lizenz können den Upload-Ordner aktivieren und Prüfer festlegen.

  2. Externe Uploader und externe Prüfer sind mit dem Account des Projektleiters vernetzt und haben einen aktiven BauMaster Zugang

  3. Uploader und Prüfer sind dem aktuellen Projekt zugewiesen und im jeweiligen Projektteam dabei.

  4. Der Upload-Ordner und Planprüfprozess sind im Projekt aktiviert

  5. Die Berechtigungen für

    • Upload
    • fixe/zusätzliche Prüfer mit Prüffristen
    • Verteiler

    sind im Upload-Ordner eingerichtet.

Notes
Die Berechtigten haben damit Zugang zu den Plänen im Upload-Ordner und können die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen.

Überblick: So läuft der Prozess

  1. Ein Benutzer mit Expert Lizenz aktiviert den Upload-Ordner und definiert die Uploader, Prüfer und Verteiler
  2. Der Uploader lädt einen Plan in den Upload-Ordner hoch.
  3. Der Uploader ergänzt (je nach Konfiguration) Metadaten und Plannotizen und kann zusätzliche Prüfer auswählen.
  4. Am Dashboard werden im Widget “Prüfprozess” die Prüfungen aufgelistet, gleichzeitig bekommen alle Prüfer eine E-Mail.
  5. Prüfer prüfen den Plan innerhalb der Frist und geben ihn frei oder lehnen ihn ab.
  6. Bei Fristüberschreitung wird der Plan als Überfällig markiert und der Verteiler wird informiert.
  7. Wenn alle Prüfer geprüft haben, gibt der Verteiler den Plan frei (z.B. kann er den Plan in einen bestehenden Planordner verschieben) oder er lehnt ihn ab.

Einstellungen im Upload-Ordner

Upload-Ordner aktivieren

Damit der Ordner angezeigt wird, müssen Sie ihn zuerst aktivieren.

Info
Erst nach Aktivierung
  1. können Sie die für den Planprüfprozess gültigen Einstellungen vornehmen
  2. können Uploader Pläne hochladen

Notes
Der Upload-Ordner ist standardmäßig nicht aktiv. Externe, vernetzte Teamworker sehen diesen Ordner nicht.

Warning
Der Upload-Ordner kann nur deaktiviert werden, wenn sich keine Pläne darin befinden.

2) Einstellungen im Upload-Ordner festlegen

1. Legen Sie fest, wer Pläne hochladen darf.
Hier können jene Firmen ausgewählt werden mit deren Kontakten Sie schon vernetzt sind und die Teil des Projektteams sind. Alle vernetzten Teamworker einer Firma dürfen damit Pläne hochladen. Die Benutzer der eigenen Firma dürfen immer hochladen, vorausgesetzt sie sind Teil des Projektteams.






















2. Prüfprozess aktivieren
      a. Fixe Prüfer: Hier können Personen definiert werden, welche jeden Plan, der in den Upload-Ordner hochgeladen wird, prüfen und freigeben müssen. Prüfer können interne Benutzer mit mindestens       Viewer Lizenz sein, oder externe Benutzer die als vernetzte Teamworker einen eigenen BauMaster Zugang haben. Prüfer müssen immer Teil des Projektteams sein.
      b. Zusätzliche Prüfer: Hier können Personen definiert werden, welche der Uploader zusätzlich zu den fixen Prüfern hinzufügen kann. Die hier festgelegten Personen stellen die Auswahlmöglichkeit dar, welche der Uploader beim Hochladen des Plans zur Auswahl hat. Die Auswahl der zusätzlichen Prüfer folgt der selbe Logik wie bei den fixen Prüfern.
      c. Bei fixen und zusätzlichen Prüfern wird eine Prüffrist in Tagen festgelegt. Die Tage der Prüffrist werden in Wochentagen berechnet. Die Prüffrist beginnt am Tag nach dem Upload zu laufen.

Idea
Tipp: stellen Sie die Prüffrist für die Person welche die finale Freigabe machen soll, am längsten ein.


InfoHinweis: Ist der Prüfprozess nicht aktiviert, können die unter 1. festgelegten Uploader trotzdem Pläne hochladen.
Die Pläne können dann ohne Prüfung in die jeweiligen Ordner am Planserver verschoben und damit veröffentlicht werden. Der Prüfprozess kann nur deaktiviert werden, wenn sich keine Pläne im Upload-Ordner befinden.


3. Legen Sie fest wer Pläne verteilen und somit veröffentlichen darf.


Alert
Verteiler können nur Personen der eigenen Firma sein und müssen eine Expert-Lizenz besitzen.


Anleitung für Uploader (z.B. externer Fachplaner)

1) Plan hochladen

1. Navigieren Sie im aktuellen Projekt unter Pläne & Dokumente in den Upload-Ordner.
2. Entscheiden Sie, ob es sich um einen:
  1. Neuen Plan oder




  • Neue Version eines bestehenden Plans
handelt.

Notes
Aktuell können nur PDF-Dateien hochgeladen werden. Zu einem bereits hochgeladenen PDF-Plan können additiv mehrere .dwg oder .dxf Pläne dazugeladen werden.

2) Neuer Plan vs. neue Planversion

  • Neuer Plan: Der Plan wird als neues Dokument im Upload-Ordner eingereicht.
  • Neue Planversion: Sie wählen den bestehenden, aktiven Plan aus, zu dem die neue Version gehört.
    • Der ausgewählte Plan ist während der Prüfung gesperrt (z.B. keine weitere Version hochladen/löschen), damit keine Konflikte entstehen.
    • Die Verbindung zu einem bestehenden Plan kann aufgelöst werden.
    • Eine Verbindung zu einem anderen bestehenden Plan kann hergestellt werden.
    • Wenn der geprüfte neue Plan als neue Planversion verteilt wird, werden alle bestehenden Planmarker in den neuen Plan übernommen.

3) Metadaten & Plannotizen ergänzen

Je nach Projekteinstellung können Sie nach dem Upload folgende Informationen ergänzen:

  • Planname / Dateiname
  • Index / Version
  • Maßstab
  • Lage / Einheit
  • Tags/Stichworte
  • Plannotizen (z.B. „Änderung betrifft nur Elektro-Steigleitung OG2“)
Idea
Schreiben Sie Plannotizen so, dass ein Prüfer sofort versteht, was sich geändert hat und was erwartet wird.


4) CAD-Daten anhängen

    Wenn es hilfreich ist können Sie zum jeweiligen PDF-Plan .dwg, .dxf oder .zip Dateien anhängen Beim Plandownload von Plänen vom Planserver werde die CAD-Dateien immer mit heruntergeladen


5) Zusätzliche Prüfer auswählen (wenn aktiviert)

1. Die in den Einstellungen im Upload-Ordner definierten zusätzlichen Prüfer können beim Upload für einzelne Pläne zusätzlich hinzugefügt werden, zusätzlich zu den fixen Prüfern.
2. Wählen Sie nur Personen, deren Gewerk wirklich betroffen ist, damit die Prüfung schnell erledigt werden kann.
3. Auch zusätzliche Prüfer müssen einen Plan prüfen wenn diese zu einem Plan hinzugefügt wurden

     

    6) Upload abschließen

    1. Prüfen Sie, ob alle wichtigen Felder ausgefüllt sind.
    2. Schließen Sie den Upload mit dem Klick auf “Hochladen” ab.
    3. Der Plan bekommt den Status Eingereicht, die Prüfer werden per E-Mail informiert, sofern die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert wurde. Jeder Prüfer sieht seine Prüfungen in einem Widget am Dashboard.


    7) Plan löschen

    • Uploader können Pläne löschen sofern sie noch den Status “Eingereicht” haben
    • Pläne die schon in Prüfung sind oder freigegeben sind, können vom Uploader nicht mehr gelöscht werden
    • klicken Sie auf den Plan, um den Plan über das 3-Punkte-Menü zu löschen

    8) Abgelehnte Pläne

    1. Diese 3 Abläufe ergeben den Planstatus "abgelehnt":
      1. Nachdem alle Prüfer geprüft haben und ein oder mehrere Prüfer den Plan abgelehnt haben,
      2. oder ein oder mehrere Prüfer den Plan abgelehnt haben und die Prüffrist abgelaufen ist, auch wenn noch nicht alle Prüfer geprüft haben,
      3. oder der Verteiler den Plan abgelehnt hat. Dies ist auch möglich, wenn alle Prüfer den Plan schon freigegeben haben
    2. Der Uploader bekommt danach eine E-Mail wo alle Ablehnungsgründe gesammelt aufgelistet sind, sofern E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert wurden
    3. Nach dem überarbeiten des Plans kann der Uploader (oder ein Kollege der selben Firma) den neuen Plan direkt als neue Version wieder hochladen, der Prüfprozess beginnt erneut


        Anleitung für Prüfer

        1) Wo finde ich „meine Prüfungen“?

        • Am Dashboard im Widget Prüfprozess, einem Widget mit den Prüf-Infos, oder
        • direkt im Upload-Ordner über Filter (z.B. „Meine offenen Prüfungen“) oder
        • über E-Mail Benachrichtigungen, sofern aktiviert


        2) Plan öffnen und prüfen

        1. Öffnen Sie den Plan im Upload-Ordner.
        2. Lesen Sie die Plannotizen/Änderungshinweise
        3. Prüfen Sie die Plandarstellung und ggf. Notizen/Markierungen.

        3) Freigeben oder ablehnen

        • Freigeben: Wenn der Plan fachlich passt.
        • Ablehnen: Wenn Korrekturen notwendig sind.
          (Der Planstatus springt erst auf abgelehnt, wenn alle Prüfer geprüft haben, oder, wenn die Prüffrist für alle Prüfer abgelaufen ist.
        • Prüfer können ihre Freigabe/Ablehnung auch nachträglich ändern, sofern der Plan noch nicht den Status abgelehnt oder freigegeben hat
         


        Idea

        Best Practice: Wenn Sie ablehnen, hinterlegen Sie immer einen klaren Ablehnungsgrund:

        • Was ist falsch/unklar?
        • Welche Stelle ist betroffen?
        • Was ist die gewünschte Korrektur?

        Beispiel:

        „Ablehnung: Plan OG1 – Sanitärschacht. Leitungsführung kollidiert mit Träger Achse B. Bitte anpassen und neue Version einreichen.“



        4) Was passiert nach meiner Prüfung?

        1. Sobald der erste Prüfer geprüft hat wechselt der Planstatus auf “In Prüfung”

        1. Jedes Prüfergebnis wird im Prüfverlauf dokumentiert.


        Verlauf: 

        • Wenn alle Prüfer geprüft und keiner den Plan abgelehnt hat, gilt der Plan als “freigegeben”.
        • Wenn alle Prüfer geprüft haben und mindestens eine Ablehnung vorliegt, gilt der Plan als “Abgelehnt”.
        • Sobald der letzte Prüfer geprüft hat, wird der Staus wie oben beschreiben geändert.
          Sollte der Plan danach den Status "abgelehnt" haben, erhält der Uploader danach gesammelt alle Informationen und Begründungen von allen Prüfern welchen den Plan abgelehnt haben.


        Anleitung für Verteiler

        1) Finaler Überblick

        Als Verteiler sehen Sie:

        • welche Pläne freigegeben sind,
        • welche Pläne überfällig sind,
        • ob es Ablehnungen gab,
        • welche Prüfer noch offen sind.

        2) Plan verteilen (veröffentlichen)

        1. Öffnen Sie den Plan, in den Plan-Details sehen Sie den Prüfverlauf.
        2. Zum Verteilen (veröffentlichen) des Plans, wählen Sie den Zielordner wo der Plan für alle Projektbeteiligten abgelegt werden soll, wenn es sich um eine neue Planversion handelt, wählen Sie den bestehenden Zielplan aus, oder bestätigen Sie den Zielplan.
        3. Verteilen Sie den Plan.
          Man kann Pläne auch verteilen, wenn noch nicht alle Prüfer geprüft haben, oder, wenn ein Prüfer abgelehnt hat. In diesem Fall muss in den Plan-Notizen eine Begründung eingegeben werden.


        3) Plan ablehnen oder Prozess abbrechen

        • Pläne können vom Verteiler auch in diesem Stadium noch abgelehnt werden, geben Sie einen eindeutigen Grund für die Ablehnung ein und informieren Sie den Uploader per E-Mail.
        • Wenn der Plan verworfen wird, wird der Plan aus dem aktiven Prozess genommen und dabei gelöscht.
        • In den Details kann der Verteiler noch Prüfer hinzufügen oder einzelne Prüfer deaktivieren, z.B. wenn sie für diesen Plan doch nicht zuständig sind und der Zeitraum bis wann ein Plan geprüft sein muss kann für jeden Prüfer individuell nachjustiert werden

        Planstatus (Erklärung)

        Die genaue Logik kann projektspezifisch sein. Typischerweise:

        • Eingereicht: Hochgeladen, noch keine Prüfung erfolgt.
        • Überfällig: Alle Prüffristen sind abgelaufen und es sind noch offene Prüfungen vorhanden.
        • Abgelehnt: Plan wurde durch einen oder mehrere Prüfer abgelehnt und alle Prüffristen sind abgelaufen oder der Verteiler lehnt den Plan nachträglich noch ab.
        • Freigegeben: Alle notwendigen Prüfungen sind abgeschlossen und positiv.
        • Verworfen: Plan wurde verworfen und soll nicht weiter genutzt werden.
        Info
        Der Planstatus wird am Server täglich um 00:00 Uhr aktualisiert.

        E-Mail Benachrichtigungslogik

        Die folgenden Benachrichtigungen sind als Richtlinie gedacht. Welche E-Mails tatsächlich aktiv sind, hängt von den Einstellungen im Upload-Ordner ab.





        1) E-Mails basierend auf Planstatus

        • Neuer Plan hochgeladen mit Status Eingereicht
          • E-Mail an alle Prüfer: „Neuer Plan hochgeladen“ (typisch als Sammelmail, z.B. alle 30 Minuten)
          • Optional: Bestätigung an Uploader (z.B. „Pläne in BauMaster erfolgreich hochgeladen“)
        • Status In Prüfung
          • In der Regel keine E-Mail notwendig.
        • Status Überfällig
          • E-Mail an Verteiler: „Prüffrist abgelaufen – bitte reagieren“
        • Status Abgelehnt
          • E-Mail an Uploader: „Plan abgelehnt“ inkl. Ablehnungsgrund
          • Optional: E-Mail an offene Prüfer (wenn der Prüfprozess durch Ablehnung endet)
        • Status Geprüft
          • E-Mail an Verteiler: „Plan geprüft – bereit zur finalen Freigabe/Verteilung“
        • Status Gelöscht
          • E-Mail an Prüfer


        2) E-Mails basierend auf Prüffristen (Reminder)

        Prüfer bekommen folgende Erinnerung, dass Sie Pläne prüfen müssen

        • Erinnerung am Vortag um z.B. 07:00 Uhr
        • Erinnerung am Tag der Deadline um z.B. 07:00 Uhr
        • Erinnerung nach Ablauf um z.B. 07:00 Uhr


        3) Wer erhält E-Mails?

        • Uploader, Prüfer, Verteiler/Abnehmer – abhängig von Kontakt-/Projektsetup.


        Häufige Fragen (FAQ)

        Warum sehe ich einen Plan nicht?

        Möglicherweise fehlen Berechtigungen für den Upload-Ordner oder der Plan ist bereits verworfen/archiviert.

        Kann ich Metadaten nach dem Upload ändern?

        Je nach Status: typischerweise bei Eingereicht und In Prüfung möglich, bei Abgelehnt/Freigegeben eingeschränkt.

        Kann ich Prüfer nachträglich ändern?

        Üblicherweise nur der Verteiler und nur wenn der Status auf “Eingereicht” oder “In Prüfung” ist.

        Was passiert, wenn nicht alle Prüfer rechtzeitig reagieren?

        Der Plan wird überfällig und der Verteiler wird informiert. Der Verteiler kann auch bei ausstehenden Prüfungen den Pan final freigeben und verteilen.

        Konfiguration Upload Ordner

        Wer kann Pläne im Upload Ordner sehen?

        Nur Personen welche im Upload Ordner als Uploader, Prüfer oder Verteiler hinterlegt wurden
        Pläne aus dem Upload Ordner können nicht in Einträgen oder Aufgaben verwendet werden

        • Was passiert wenn ich einen Prüfer (fix oder zusätzlich) aus dem Upload Ordner Einstellungen entferne?
          • Die entfernen Prüfer werden bei neu hochgeladenen Plänen im Upload Order nicht mehr als Prüfer hinterlegt werden
          • Bei Plänen welche gerade den Prüfprozess durchlaufen (Pläne im Upload Ordner) werden die entfernen Prüfer deaktiviert sofern noch keine Prüfung vorgenommen wurde.
            • Falls bereits eine Prüfung vorgenommen wurde bleibt das Prüfergebeniss bestehen
            • Ein deaktivierter Prüfer scheint weiterhin in der Prüfhistorie des Plans auf (Dokumentation), kann aber den Plan nicht mehr Prüfen
        • Was passiert wenn ich einen Prüfer (fix oder zusätzlich) in dem Upload Ordner hinzufüge
          • Die neuen Prüfer werden bei neu hochgeladenen Plänen im Upload Order
          • Bei Plänen welche gerade den Prüfprozess durchlaufen (Pläne im Upload Ordner) werden die neuen Prüfer nicht automatisch hinzugefügt
            • Der Uploader sowie der Verteiler können allerdings die Prüfer manuell zu einem Plan im Upload Ordner nachträglich über die Details hinzufügen solange der Plan den Status Eingereicht, In Prüfung oder Überfällig hat
        • Was passiert wenn ich die Prüffrist eines Prüfers im Upload Ordner anpasse
          • Das hat eine direkte Auswirkung auf alle Plänen welche gerade den Prüfprozess durchlaufen (Pläne im Upload Ordner).
            • Falls die Prüfrist verkürzt wird kann es dazu führen, dass ein Plan ggf. den Status Überfällig bekommt
            • Falls die Prüffrist verlängert wird kann es auch die allgemeine Plan-Prüfrist verlängern

        Uploader

        • Ich habe einen falschen Plan in den Upload-Ordner hochgeladen. Was kann ich tun
          • Der Plan kann gelöscht werden solange der Plan den Status Eingereicht hat und die Prüfung nicht begonnen hat
        • Ich habe eine neue Planversion hochgeladen aber eine falsche Version ausgewählt
          • Uploader und Verteiler können die hinterlegte Planversion nachträglich noch in den Details anpassen.

        Prüfer

        • Kann ich mein Prüfergebnis auch noch nach Prüfung anpassen
          • Ja solange der Plan den Status In Prüfung oder Überfällig hat kann das Prüfergebnis noch angepasst werden
        • Was passiert wenn meine Prüffrist abgelaufen ist?
          • Sofern Email Benachrichtigungen aktiviert sind wird man per Email informiert
          • Eine Prüfung des Plans ist weiterhin möglich und notwendig
        • Wo sehe ich die Prüfrist für meine Pläne?
          • Im neuen Dashboard Widget “Prüfprozess”
          • Im Upload Ordner wenn man mit der Maus über den Status “hovert”
          • Im Plan selbst

          • Verteiler

          • Der Plan ist Überfällig, was soll ich tun
            • A) Urgieren. Informieren Sie die Prüfer
            • B) Prüffrist verlängern in den Plan Details
            • C) Plan ablehnen.
            • D) Plan verteilen. In diesem Fall muss man eine Begründung angeben, da der Prüfprozess “ausgehebelt” wurde
          • Der Bauherr hat seine Meinung geändert, ich benötige den Plan nicht mehr
            • In diesem Fall kann man den Plan zu jedem Zeitpunk Verwerfen. Der Plan wird aus dem Prüfprozess (Upload Ordner) entfernt und ist nicht mehr Sichtbar
          • Der Plan wurde von den Prüfern freigegeben aber ich habe bedenken und möchte, dass der Uploader etwas korrigiert
            • In diesem Fall kann man als Verteiler den Plan ablehnen, wodurch der Plan direkt den Status Abgelehnt bekommt.
          • Der Uploader hat beim Plan eine falsche Version hinterlegt - was kann ich tun.
            • Als Verteiler kann man die Version welche ein Plan ersetzten soll zu jedem Zeitpunk über die Details anpassen.
          • Werden Skizzen und Notizen beim Verteilen übernommen?
            • Nein, etwaige Skizzen und Plannotizen welche beim Prüfplan hinterlegt wurden werden nicht übernommen.
          • Ich habe einen Plan verteilt und habe nun aber noch eine Frage zu Prüfprozess / Plan aus dem Prozess
            • In diesem Fall kontaktieren Sie das BM Team

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