Arbeiten mit fortlaufenden Protokollen
Im Bauprozess gibt es in verschiedenen Phasen immer wieder regelmäßige Besprechungen zwischen den Akteuren.
Z.B. regelmäßige Planungsbesprechungen oder Bauherrnbesprechungen, der Klassiker ist sicherlich die (wöchentliche) Baubesprechung auf der Baustelle.
Mit einem Baubesprechungsprotokoll, welches am Besten als "fortlaufendes Protokoll" geführt wird, haben Sie hierfür die perfekte Dokumentation.
Hier werden natürlich auch regelmäßig Aufgaben für die verschiedenen Projektbeteiligten festgehalten. Damit Sie diese Aufgaben immer im Überblick behalten und nicht vergessen, werden die nicht erledigte Aufgaben im "fortlaufenden Protokoll" so lange im nächsten Protokoll mit angezeigt, bis der Status auf "Erledigt" gestellt wird.
Verwenden Sie für diese Anforderung kein "Standard Protokoll"
Ein "fortlaufendes Protokoll" anlegen
Wie funktioniert ein "fortlaufendes Protokoll"
In der linken Spalte "Protokollart" und in der mittleren Spalte sehen Sie, ob es sich um ein fortlaufendes Protokoll handelt.
Es muss immer das aktuelle fortlaufende Protokoll (z.B. ein Baubesprechungsprotokoll) abgeschlossen werden. Dies können Sie beim Versenden des aktuellen Protokolls machen, oder im "3-Punkte Menü" rechts beim Protokoll.
Danach erstellen Sie das nächste fortlaufende Protokoll. In diesem neuen Protokoll werden dann die Einträge, welche im vorangegangenen Protokoll noch auf "offen" oder "zu prüfen" stehen, mitgenommen.
Unterschied Protokolltyp "Standard" und "Fortlaufend":
- Bei "Standard" Protokollen bleiben Einträge immer in diesem einem Protokoll, man kann von einer Protokollart (z.B. einfache Besprechungen) beliebig viele Einzelprotokolle erstellen, welche immer für sich alleine sprechen.
- Bei "Fortlaufenden" Protokollen kann es immer nur ein aktives Protokoll geben, welches gerade bearbeitet wird.
Die vorhergehenden Protokolle müssen abgeschlossen sein, um ein neues fortlaufendes Protokoll zu erstellen.
Infopunkte und erledigte Punkte werden dabei nicht in das nächste Protokoll übernommen, alle auf Status "offen", "zu prüfen" und "fortlaufende Information" werden ins nächste Protokoll mit übernommen,
Aus Gründen der Rechtssicherheit und einer lückenlosen Beweisführung können Einträge in abgeschlossenen Protokollen nicht mehr bearbeitet werden und sind sozusagen "eingefroren".
Der Status kann noch angepasst werden, z.B. auf "erledigt", das Datum "zu erledigen bis" kann auch noch angepasst werden.
Will man zu einem Eintrag wichtige Infos dazugeben, stehen Subeinträge zur Verfügung, die auch zu Einträgen, die aus einem abgeschlossenen Protokoll übernommen wurden, hinzugefügt werden können. Hier können zu jedem Eintrag Zusatzinformationen hinzugefügt werden, z.B. wann, wie und von wem ein Mangel behoben wurde.
Hinweise
Kommentare beziehen sich immer auf einen konkreten Eintrag. Wird ein Eintrag in ein neues Folgeprotokoll mitgenommen, werden die Kommentare automatisch mit übernommen.
Um für das aktuelle Projekt allgemeingültige Punkte zu erfassen, eignet sich das Feld "Starttext" im PDF-Senden-Fenster.
Fortlaufend bedeutet nicht, dass ein Eintrag im Folgeprotokoll weitergeführt oder verändert werden kann. Ein offener Eintrag wird zwar ins neue Protokoll übergeben, verändert werden kann er jedoch nur mehr insofern, dass sein Status von "offen" auf z. B. "erledigt" gesetzt werden kann (Ampelfunktion). Der Status könnte auch weiter auf "offen" gesetzt bleiben: Der Eintrag wird ein weiteres mal ins nächste folgende Protokoll übergeben.
Auch Subeinträge können nach Abschluss und Erstellung des Folgeprotokolls nicht geändert werden. Es können jedoch neue Subeinträge hinzugefügt werden.
Starttext im PDF-Protokoll-Layout
Der Starttext kann im Protokoll als Vorlage gespeichert werden. Somit ist dieser Starttext und die darin enthaltenen Informationen während der gesamten Dauer des Projektes gespeichert.
Der Starttext (die allgemein gültigen Punkte) kann im PDF-Protokoll-Layout eingegeben und als Vorlage gespeichert werden.
Wird ein PDF-Protokoll versendet, wird der vordefinierte Starttext oben am Protokoll angedruckt. Abschließende Informationen werden ganz zum Schluss nach dem letzten Protokolleintrag angedruckt. Die vordefinierten Texte können vor jedem Senden angepasst, oder auch als Vorlage gespeichert werden.
Gegenüberstellung Standardprotokoll und fortlaufendes Protokoll
Verhalten | Standardprotokoll | fortlaufendes Protokoll |
Protokolle selber Art | Mehrere Protokolle gleichzeitig offen oder abgeschlossen | Ein Protokoll offen - alle früheren abgeschlossen |
| Protokolle | Protokolle voneinander unabhängig | Protokolle voneinander abhängig |
Eintrag | Der Eintrag wird immer nur in einem Protokoll angezeigt | Nicht erledigte Einträge (Aufgaben) werden in mehreren Protokollen angezeigt |
Status (offen, zu prüfen oder erledigt) | Status der Einträge hat keine Auswirkung auf das neue Protokoll | Status der Einträge hat Auswirkung auf das neue Protokoll |
Bearbeiten | Nach Abschluss des Protokolls ist keine Bearbeitung der Einträge möglich | Nach Abschluss ist keine Bearbeitung der Einträge möglich (gilt auch für übernommene Einträge) |