Es muss immer das aktuelle fortlaufende Protokoll, (z.B. ein Baubesprechungsprotokoll) abgeschlossen werden.
Danach erstellen sie das nächste fortlaufende Protokoll, in diesem neuen Protokoll werden dann die Einträge welche noch auf "offen" oder "zu prüfen" stehen, mitgenommen.
Unterschied Protokolltyp "Standard" und "Fortlaufend":
- Bei "Standard" Protokollen bleiben Einträge immer in diesem einen Protokoll, man kann von einer Protokollart (z.B. einfache Besprechungen) beliebig viele Einzelprotokolle erstellen, welche immer für sich alleine sprechen.
- Bei "Fortlaufenden" Protokollen kann es immer nur ein aktives Protokoll geben, welches gerade bearbeitet wird.
Die vorhergehenden Protokolle müssen abgeschlossen sein, um ein neues fortlaufendes Protokoll zu erstellen.
Infopunkte und erledigte Punkte werden dabei nicht in das nächste Protokoll übernommen, alle auf Status "offen" und "zu prüfen" werden ins nächste Protokoll mit übernommen,
Aus gründen der Rechtssicherheit und einer lückenlosen Beweisführung, können Einträge in abgeschlossenen Protokollen nicht mehr bearbeitet werden und sind sozusagen "eingefrohren".
Der Status kann noch angepasst werden, z.B. auf "erledigt", das Datum "zu erledigen bis" kann auch noch angepasst werden.
Sollte man zu einem Eintrag wichtiges Infos dazugeben wollen, sind die Kommentare (inkl. Bilder) die perfekte Ergänzung. Hier können zu jedem Eintrag Zusatzinformationen hinzugefügt werden, z.B. wann und wie und von wem ein Mangel behoben wurde.
Hinweise
Der Starttext (die allgemein Gültigen Punkte) kann im PDF-Protokoll-Layout eingegeben und als Vorlage gespeichert werden.