Arbeiten mit fortlaufenden Protokollen

fortlaufendes Protokoll

Um Protokolleinträge von einem Protokoll ins nächste zu übernehmen, verwendet man am Besten den Protokolltyp "Fortlaufend". 

Es muss immer das aktuelle fortlaufende Protokoll, (z.B. ein Baubesprechungsprotokoll) abgeschlossen werden.

Danach erstellen sie das nächste fortlaufende Protokoll, in diesem neuen Protokoll werden dann die Einträge welche noch auf "offen" oder "zu prüfen" stehen, mitgenommen.

Unterschied Protokolltyp "Standard" und "Fortlaufend":

1. Bei "Standard" Protokollen bleiben Einträge immer in diesem einen Protokoll, man kann von einer Protokollart (z.B. einfache Besprechungen) beliebig viele Einzelprotokolle erstellen, welche immer für sich alleine sprechen. 
   
2. Bei "Fortlaufenden" Protokollen kann es immer nur ein aktives Protokoll geben, welches gerade bearbeitet wird.
   Die vorhergehenden Protokolle müssen abgeschlossen sein, um ein neues fortlaufendes Protokoll zu erstellen.
   Infopunkte und erledigte Punkte werden dabei nicht in das nächste Protokoll übernommen, alle auf Status "offen" und "zu prüfen" werden ins nächste Protokoll mit übernommen, 

Aus gründen der Rechtssicherheit und einer lückenlosen Beweisführung, können Einträge in abgeschlossenen Protokollen nicht mehr bearbeitet werden und sind sozusagen "eingefrohren". 

Der Status kann noch angepasst werden, z.B. auf "erledigt", das Datum "zu erledigen bis" kann auch noch angepasst werden.

Sollte man zu einem Eintrag wichtiges Infos dazugeben wollen, sind die Kommentare (inkl. Bilder) die perfekte Ergänzung. Hier können zu jedem Eintrag Zusatzinformationen hinzugefügt werden, z.B. wann und wie und von wem ein Mangel behoben wurde. 

Hinweise

Fortlaufend bedeutet nicht, dass ein Eintrag im Folgeprotokoll weitergeführt oder verändert werden kann. Ein offener Eintrag wird zwar ins neue Protokoll übergeben, verändert werden kann er jedoch nur mehr insofern, dass sein Status von "offen" auf z. B. "erledigt" gesetzt werden kann (Ampelfunktion). Der Status könnte auch weiter auf "offen" gesetzt bleiben: Der Eintrag wird ein weiteres mal ins nächst folgende Protokoll übergeben.

Auch Subeinträge können nach Abschluss und Erstellung des Folgeprotokolls nicht geändert werden.

Um für das aktuelle Projekt allgemeingültige Punkte zu erfassen und zu Protokoll zu bringen eignet sich somit das Feld "Starttext" im PDF senden Fenster.

Kommentare beziehen sich immer auf einen konkreten Eintrag. Wird ein Eintrag in ein neues Folgeprotokoll mitgenommen, werden die Kommentare daher NICHT mitübernommen.

Starttext im PDF-Protokoll-Layout

Der Starttext kann im Protokoll als Vorlage gespeichert werden. Somit ist dieser Starttext und die darin enthaltenen Informationen währen der gesamten Dauer des Projektes gespeichert.

Der Starttext (die allgemein Gültigen Punkte) kann im PDF-Protokoll-Layout eingegeben und als Vorlage gespeichert werden.

Verhalten	Standardprotokoll	fortlaufendes Protokoll
Protokolle selber Art	mehrere Protokolle gleichzeitig offen oder abgeschlossen	ein Protokoll offen - alle früheren abgeschlossen
Protokolle	Protokolle von einander unabhängig	Protokolle von einander abhängig
Eintrag	der Eintrag wird immer nur in einem Protokoll angezeigt	nicht erledigte Einträge (Aufgaben) werden in mehreren Protokollen angezeigt
Status (offen, zu prüfen oder erledigt)	Status der Einträge hat keine Auswirkung auf das neue Protokoll	Status der Einträge hat Auswirkung auf das neue Protokoll
Bearbeiten	nach Abschluss des Protokolls keine Bearbeitung der Einträge möglich	nach Abschluss keine Bearbeitung der Einträge möglich (gilt auch für übernommene Einträge)

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